Nghề nghiệp (phần 3) – Công việc văn phòng là làm gì?

09/02/2021

Trong phần 2 của tuyển tập bài viết về các loại ngành nghề, tôi đã giới thiệu đến các bạn ngành nghề kinh doanh. Tiếp đến phần 3, tôi sẽ giải thích cho mọi người hiểu thêm về các công việc liên quan đến khối văn phòng nhé!

Nội dung của công việc văn phòng là gì?

Trái với công việc kinh doanh trực tiếp đem lại lợi nhuận cho công ty thông qua quảng bá sản phẩm, hình tượng công ty đến với khách hàng và đối tác thì công việc văn phòng thường được ví như những “người anh hùng thầm lặng". Đó là vì nhiệm vụ của công việc văn phòng chính là hỗ trợ cho các bộ phận khác vận hành một cách trơn tru.

Nội dung công việc cụ thể của ngành nghề này khá đa dạng như là xử lí và làm hóa đơn, quản lí giấy tờ hay chăm sóc và hỗ trợ khách hàng.

【Các ví dụ điển hình về công việc văn phòng】

■Tạo hồ sơ và xử lí giấy tờ
Các giấy tờ cần phải xử lí rất đa dạng, từ đơn báo giá, hóa đơn, đơn giao hàng. Bộ phận kế toán thì xử lí hóa đơn, các tài liệu liên quan đến kinh phí. Ngoài ra còn phải làm bảng lương, các tài liệu liên quan đến bảo hiểm xã hội hay hợp đồng v.v…

■Sắp xếp giấy tờ
Là công việc sắp xếp, phân loại giấy tờ theo loại hình hoặc ngày tháng để có thể xuất trình vào những lúc cần thiết.

■Nhập liệu
Nhập những dữ liệu và nội dung quan trọng vào máy tính.

■Chăm sóc khách hàng

■Những công việc khác
Ngoài ra còn có các công việc tạp vụ khác như: phân loại, gửi hàng bưu điện hay quản lí và đặt hàng v.v…

Nội dung công việc văn phòng cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình công việc

Nội dung công việc văn phòng đại khái là hỗ trợ công việc trên tính chất giấy tờ. Nội dung công việc nghe như chỉ có một nhưng tùy theo tính chất công việc mà có thể có nhiều nhiệm vụ khác nhau trong cùng một bộ phận. Sự khác nhau đó càng rõ nét hơn tùy thuộc vào quy mô, bộ phận và loại hình kinh doanh của công ty đó.

Vì vậy, tùy theo loại hình kinh doanh mà công việc văn phòng được chia thành nhiều bộ phận khác nhau. Dưới đây là ví dụ về các bộ phận thường có trong một công ty.

1. Bộ phận quản lí chung
Đây là bộ phận trực tiếp làm các công việc chung như: xử lí, quản lí giấy tờ cho đến phân loại bưu phẩm, nhập liệu, chăm sóc khách hàng. Nhiệm vụ của bộ phận này là giúp cho công việc trong công ty vận hành một cách trơn tru.

2. Bộ phận kinh doanh
Đây là bộ phận hỗ trợ việc kinh doanh. Để cho việc kinh doanh được thuận tiện thì bộ phận kinh doanh sẽ xử lí những giấy tờ cần thiết như đơn báo giá, đơn đặt hàng và hóa đơn. Ngoài ra, bộ phận này cũng chuẩn bị tài liệu báo cáo và tổng kết doanh thu của công ty.

3. Bộ phận kế toán
Đây là bộ phận trực tiếp làm các công việc liên quan đến tiền của công ty. Ngoài ra, bộ phận kế toán còn hỗ trợ công việc quyết toán, tính toán chi phí và kiểm soát thu chi của công ty.

4. Bộ phận nhân sự – hành chính
Đây là bộ phận hỗ trợ quản lí nhân sự trong công ty. Bộ phận nhân sự – hành chính còn có nhiệm vụ tuyển dụng, làm các thủ tục liên quan đến nghỉ việc, chuyển công tác hay lương bổng và bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, bộ phận này còn quản lí các vấn đề liên quan đến tai nạn lao động, các khoản chi tiêu cho việc ma chay hiếu hỉ.

5. Bộ phận tổng vụ
Trong các công ty quy mô nhỏ thì bộ phận nhân sự – hành chính thường kiêm nhiệm luôn công việc của bộ phận này. Đây là bộ phận quản lý trang thiết bị và hỗ trợ tổ chức sự kiện trong công ty

6. Bộ phận pháp chế
Đây là bộ phận tạo hồ sơ, quản lí và kiểm tra các loại hợp đồng. Bộ phận này đảm nhận nhiệm vụ liên quan đến pháp luật như kiểm tra mặt pháp lí của giấy tờ hay soạn thảo nội quy, hướng dẫn trong công ty. Ngoài ra, bộ phận pháp chế còn có nhiệm vụ trao đổi với luật sư tư vấn của công ty.

7. Các bộ phận khác
Ngoài ra còn có Bộ phận y tế chuyên tính toán chi phí khám bệnh, phụ trách việc lễ tân ở các cơ sở y tế; Bộ phận thương mại chuyên đảm nhận các công việc giấy tờ mang tính chuyên môn ở các doanh nghiệp làm việc với các đối tác nước ngoài như logistic; Bộ phận văn phòng đảm nhiệm công việc giấy tờ thủ tục ở nhà trường v.v…

Kĩ năng và năng lực cần thiết cho công việc văn phòng

Công việc văn phòng đòi hỏi sự chính xác trong việc chuẩn bị tài liệu, tính toán số lượng, nhập dữ liệu v.v… Đây là công việc phù hợp với những người có tính cách cẩn thận, siêng năng, kiên nhẫn.

Hơn nữa, để có thể hỗ trợ các bộ phận khác cũng như toàn thể công ty thì sự chu đáo, ân cần và lòng hiếu khách cũng là một đức tính không thể thiếu của nhân viên văn phòng.

Thêm vào đó, nếu như bạn có ngoại ngữ hay kiến ​​thức chuyên ngành về giao dịch thương mại, pháp lý và y tế thì bạn có thể phát huy hết kĩ năng của mình trong công việc. Nhìn sơ qua thì công việc văn phòng chỉ là tập hợp những công việc đơn giản thôi nhưng thực tế đây lại là một công việc rất khó và đáng để bản thân bạn phải nỗ lực hết mình đấy!