Phải đi công tác rồi! Cần lưu ý những cách ứng xử nào? (2) Ngày đầu công tác
Ở bài viết kỳ trước, tôi đã giới thiệu qua những quy tắc ứng xử cần lưu ý khi đi công tác.
Phải đi công tác rồi! Cần lưu ý những cách ứng xử nào? (phần 1) – Chuẩn bị gì trước chuyến công tác?
Ở phần 1 tôi đã đề cập rằng, dù thế nào đi nữa thì quan trọng là nên chuẩn bị trước càng sớm càng tốt. Ở phần 2 này, tôi sẽ tổng hợp những quy tắc và cách ứng xử tại nơi đến công tác, và những điều căn bản nên lưu ý sau chuyến công tác. Bạn hãy tham khảo thêm nhé!
Ấn tượng đầu với “lời chào hỏi" chỉn chu
Dù đối phương là người đã từng nói chuyện qua điện thoại đi nữa thì lời chào hỏi đầu tiên cũng rất quan trọng. Việc bạn có chào hỏi chỉn chu hay không sẽ quyết định đến ấn tượng về sau của họ đối với bạn. Hãy đưa danh thiếp của mình ra và nói “Xin chào, tôi là ○○ của Công ty □□, rất mong được bạn giúp đỡ" (Hajimemashite, □□ kaisha no ○○ to moushimasu. Yoroshiku onegaiitashimasu), vừa nhìn vào mắt đối phương và chủ động chào hỏi nhé!
Bạn có thể nói kèm theo câu “Cảm ơn" (arigato gozaimasu) sau khi nhận tách trà, còn khi được mời uống trà thì hãy nói “Tôi xin phép uống" (itadakimasu).
Tất cả đều là những cách giao tiếp kinh doanh căn bản, nhưng có thể bạn sẽ cảm thấy lo lắng và không thể làm thành thục được nếu ở một nơi đặc biệt như địa điểm công tác.
Vậy nên giờ hãy luyện lại những cách ứng xử của mình lần nữa, bao gồm cả việc trao đổi danh thiếp nhé!
Những lưu ý khi có sếp hoặc người khác đi cùng
Giao dịch kinh doanh đối với một người mới là điều mà dù chỉ là đi công tác thôi cũng đã đủ sợ rồi. Nhưng nếu có sếp đi cùng, bạn còn phải chú ý quan tâm đến cả sếp nữa.
Ví dụ như nếu lên máy bay hay tàu siêu tốc, thì điều căn bản là hãy để sếp ngồi ở vị trí gần cửa sổ, còn cấp trên sẽ ngồi ở vị trí gần lối đi. Đó là vì những người ngồi ở lối đi sẽ dễ di chuyển hơn nếu bị nhờ nhường chỗ để đi ra hoặc mua bán trong máy bay/tàu. Nhưng cũng có những người thích ngồi hàng ghế cạnh lối đi, nên hãy ngỏ ý hỏi sếp trước nhé.
Bên cạnh đó, một điều quan trọng nữa là cần chủ động lấy hành lý trước, và chuẩn bị vé tàu. Hơn nữa, dù là chỗ trọ thì cũng đừng quên để ý rằng sếp có thoải mái khi ở hay không. Ngoài ra khi đi bộ cùng, đừng quên đi bộ chậm hơn sếp một chút. Hãy giữ mình ở một vị trí khiêm tốn.
Trong lúc di chuyển, hãy nói chuyện với sếp một cách thích hợp. Bạn cũng có thể trao đổi những vấn đề liên quan đến công việc như xác nhận xem lịch trình khi đến nơi công tác, hỏi thông tin khách hàng, hay hỏi thăm về kinh nghiệm công tác của sếp.
Một hành động quan tâm trong lúc đi công tác cũng sẽ khiến sếp tin tưởng bạn hơn. Ngoài những lưu ý về địa điểm công tác, thì đây cũng là điều chúng tôi muốn bạn lưu tâm thêm.
Hãy chỉn chu ngay cả sau chuyến công tác
Sau khi hoàn thành chuyến đi, hãy gửi lời cảm ơn đến nơi bạn đã ghé thăm vì đã giúp đỡ bạn. Thật ra viết thư là tốt nhất, nhưng nếu gửi mail cũng không sao. Nên gửi mail cảm ơn vào đúng ngày về công ty, hoặc muộn nhất là sáng hôm sau.
Nội dung hãy viết một cách đơn giản, cảm ơn đến những điều đã được giúp đỡ, và chỉ có bày tỏ cảm kích thôi chứ không nên đề cập đến chi tiết nội dung công việc.
Không cần nói cũng biết rằng việc đối đáp chỉn chu sau chuyến công tác sẽ ảnh hưởng đến giao dịch hay mối quan hệ về sau. Nếu đã quen rồi thì chuyến công tác sẽ trở nên thoải mái hơn, nhưng để đến được lúc đó bạn cần phải luôn giữ trạng thái cẩn trọng nhé!