Phải đi công tác rồi! Cần lưu ý những cách ứng xử nào? (1) Chuẩn bị gì trước chuyến công tác?
Đối với 1 người đi làm, khi bạn đã dần tích lũy được nhiều kinh nghiệm cũng là lúc bạn sẽ được giao phó những công việc có tính trách nhiệm cao hơn.
Và nhiệm vụ mà bạn không thể tránh né được như trước nữa chính là “đi công tác". Tuy cũng có không ít những chuyến công tác đi và về được trong ngày, nhưng những chuyến đi mà bạn phải trọ lại ở khu vực địa phương cũng nhiều không kém. Khi đó dù có xảy ra vấn đề gì đi nữa thì cũng không thể dễ dàng về lại công ty được, nên bắt buộc bạn phải chuẩn bị kỹ càng trước cho chuyến đi. Trong chuyên mục lần này, tôi sẽ hướng dẫn cụ thể những điểm cần lưu ý khi bạn phải đi công tác.
Ưu tiên lịch trình của đối phương, chuẩn bị trước mọi thứ thật tốt
Khi phải đi công tác ở 1 nơi xa, nếu bạn quên đồ thì sẽ khó mà quay lại lấy được. Nếu như lúc bình thường thì chuyện quay về lấy đồ bỏ quên cũng không phải là vấn đề gì quá to tát, nhưng khi đi công tác thì có khả năng lại trở thành 1 lỗi sai lớn không thể sửa chữa được. Chính vì vậy, việc chuẩn bị trước cho chuyến đi là cực kỳ quan trọng.
Bạn cần chuẩn bị sẵn trước những tài liệu cần thiết, danh thiếp cũng cần phải mang theo nhiều hơn bình thường. Sổ tay, sổ notebook, bút viết là những thứ đương nhiên phải chuẩn bị, ngoài ra nên mang theo cả thẻ ID nhân viên, bằng lái xe (chứng minh thư hoặc thẻ căn cước công dân), nếu cần thiết thì bạn cũng nên chuẩn bị máy laptop, điện thoại di động, sạc điện thoại hoặc cả đầu cáp adapter chuyển đổi. Chuyện phát sinh thêm chi phí ngoài dự tính cũng rất hay xảy ra, nên ngoài tiền mặt đương nhiên phải mang, thì cũng nên “thủ sẵn" cả thẻ tín dụng nữa.
Ngoài ra, khi đặt lịch hẹn với đối tác cũng nên ưu tiên thời gian biểu của họ để lên kế hoạch sắp xếp thời gian phù hợp cho đôi bên. Trường hợp phải đi thăm nhiều nơi thì bạn cũng nên sắp xếp thời gian và lịch trình dư dả 1 chút. Nếu lên kín lịch và sát nhau quá thì sẽ dễ dẫn đến trường hợp bị trễ giờ hẹn ở địa điểm tiếp theo.
Bạn cũng đừng quên đánh tiếng trước với chỗ hẹn ngày mai với những câu như “Rất mong anh/chị giúp đỡ vào cuộc gặp ngày mai!" nhé! Hay bạn có thể gửi mail hoặc gọi điện thoại thông báo ngay trước chuyến đi công tác cũng được.
Đừng quên thông báo đến cả chỗ làm việc của mình
Cũng có trường hợp trong khi bạn đi công tác thì nhận được yêu cầu phải nộp tài liệu. Chẳng hạn như phải nộp các loại giấy tờ “phê duyệt công tác", “đơn xin phép", kế đến là “bản báo cáo công tác", “lịch trình" để báo cáo lịch trình. Bạn nên hỏi xác nhận với cấp trên hoặc các đàn anh, đàn chị trong công ty để nắm rõ những quy tắc này của công ty của mình.
Một điểm lưu ý nữa là không quên báo cáo đến cấp trên và công ty kể cả khi bạn đang ở nơi công tác. Dù không có sự kiện gì đặc biệt đi nữa thì báo cáo cũng là 1 nhiệm vụ rất quan trọng đấy nhé!
Cuối cùng, chắc điều này cũng khá là hiển nhiên rồi, đó là tối thiểu bạn cũng phải giữ tốt hình ảnh cá nhân mình với tư cách là 1 doanh nhân đang đi công tác. Dù là nam hay nữ thì bạn cũng nhớ phải giữ cho vẻ ngoài của bạn luôn tươm tất, đơn giản không lòe loẹt. Đặc biệt đối với nữ thì không nên mặc đồ thoải mái quá, mà cũng phải đóng bộ đơn giản, đàng hoàng trong chuyến công tác của mình, bạn nhé!