Email công việc trong tiếng Nhật và những điểm cần lưu ý trước khi gửi mail (2)
Trong giới công sở, việc gửi mail có thể mang rất nhiều mục đích khác nhau, như không chỉ là liên lạc công việc, mà thậm chí cả nhờ vả, thảo luận hay xin lỗi nữa. Tác phong viết mail là một kĩ năng cần phải có đối với một người đã đi làm. Ở phần trước (phần 1), chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn những mục cơ bản trong tác phong viết mail. Lần này tôi sẽ giải thích cặn kẽ về những điểm cần kiểm tra lại trước khi gửi mail và các lỗi thường gặp.
Mail như thế nào thì khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu?
Mail là công cụ liên lạc vô cùng quan trọng, nhưng cũng có trường hợp vì cách dùng của bản thân mà có thể khiến đối phương khó chịu. Đương nhiên cũng không thể tránh được những sự cố không đáng có. Vậy rốt cuộc văn phong cấm kị trong mail là gì nhỉ?
1. Truyền đạt bằng mail những điều nên nói trực tiếp qua điện thoại
Không làm mất thời gian của đối phương và có thể gửi vào lúc mình muốn gửi là điểm mạnh của việc gửi mail.
Nếu các thiết bị liên lạc được chuẩn bị đầy đủ thì dù không ở công ty, bạn vẫn có thể gửi tệp tài liệu một cách vô cùng đơn giản. Khác với nói miệng, vì được lưu trữ bằng văn bản nên sẽ không có những rắc rối như “Rôi đã nói thế còn gì!" hay “Tôi không hề nói vậy!".
Chính vì thế, ta gửi mail một cách dễ dàng. Thế nhưng hãy nghĩ kĩ lại một lần nữa, rằng “Gửi mail với nội dung như vậy có thật sự phù hợp?".
E-mail có nhược điểm là rất khó truyền tải được hết các sắc thái chi tiết và cảm xúc từ phía người gửi. Nếu chỉ nhìn trên văn bản, không biết chừng có thể người nhận sẽ hiều lầm là bạn đang tức giận đấy.
Thêm vào đó, trong trường hợp xử lí khiếu nại của khách hàng, khách hàng có thể sẽ tức giận nghĩ rằng: “Thật mất lịch sự, họ nghĩ rằng có thể giải quyết tất cả bằng mail hay sao?!". Nên trong trường hợp khẩn cấp hay có yêu cầu quan trọng, hãy nhớ rằng bạn nên nói chuyện điện thoại trực tiếp sẽ tốt hơn.
2. Đoạn văn dài quá sẽ gây khó hiểu
Trong mail, ta cần ưu tiên những mục cần truyền tải. Với một tiêu đề dễ hiểu, bạn nên viết thêm một câu “Tôi gửi mail này để nói về vấn đề A".
Bạn cần làm rõ nội dung mail bằng 5W1H (Who, where, when, what, why, how).
3. Chú ý câu chữ và bố cục dễ hiểu
Không chỉ nội dung mà bạn cũng cần phải để ý đến bố cục nữa. 1 hàng khoảng 20 đến 30 chữ, tạo khoảng cách phù hợp giữa các hàng cũng như canh hai bên lề.
Trong trường hợp có nhiều mục cần xác nhận, hãy đánh số các mục hay thêm gạch đầu dòng chẳng hạn.
4. Không nên đính kèm file có dung lượng quá lớn
Chú ý dung lượng của file đính kèm cũng là một việc cần thiết. Dung lượng file quá lớn sẽ khiến mất nhiều thời gian gửi hơn, và cũng khiến việc hiển thị mail chậm hơn nữa.
Tùy thuộc vào máy chủ và lượng tải quá lớn mà phía người nhận cũng có thể không tải được. Chưa kể đến khả năng đối phương có thể sẽ sử dụng điện thoại để kiểm tra mail.
Vì thế trong trường hợp file quá 2～3MB thì bạn nên nén tệp và gửi. Tùy vào nội dung mail mà bạn cũng đừng quên cài đặt mật khẩu nhé!
5. Thứ tự người gửi thường không được để ý đến
Gửi cho nhiều người cùng một lúc cũng là một ưu điểm của mail. Cần để ý thứ tự của khách hàng cũng như chức vụ của đối phương để có thể ghi tên người nhận theo chức vụ từ cao xuống thấp. Thêm vào đó, bạn cũng cần chú ý cách gọi và xưng hô dù là người trong hay ngoài công ty.
Ví dụ: Công ty của mình thì sẽ viết là “heisha" (弊社), “tousha" (当社)
Công ty của đối tác sẽ là “kisha" (貴社), “onsha" (御社)
Trả lời nhanh chóng. Đứng ở vị trí của người nhận mail để gửi mail
Trả lời mail một cách nhanh chóng là việc nên làm. Bạn nên ý thức rằng mình cần trả lời mail trong vòng 24 tiếng.
Chắn hẳn có những mail bạn muốn trả lời ngay lập tức nhưng lại muốn đọc kĩ nội dung. Trong trường hợp đó, hãy trả lời lại rằng bạn đã nhận được mail trước rồi hãy trả lời cụ thể bằng một mail khác sau.
Ngoài ra, dù đúng là lúc nào cũng có thể gửi mail, nhưng tốt hơn hết là không nên gửi vào sáng sớm hoặc tối muộn. Trong trường hợp bất khả kháng phải trả lời ngay, bạn hãy thêm vào một câu như “Tôi xin phép làm phiền anh vào giờ này" nhé!
Cần kiểm tra thiếu sót trong mail ngay trước khi gửi. Đọc lại mail lần nữa và hãy thử cảm nhận xem nếu mình là người nhận thì mình sẽ cảm thấy như thế nào.
Dù trong bất kì trường hợp nào, cũng cần phải đứng ở vị trí đối phương để có thể viết được một bản mail lịch sự với cách giao tiếp mềm mại, bạn nhé!
