Cách ứng xử khi đến thăm công ty đối tác

Nếu làm trong lĩnh vực bán hàng, bạn hẳn sẽ có nhiều cơ hội đến thăm các công ty khác như đối tác kinh doanh và khách hàng. Vì bạn đại diện cho công ty của mình, việc hành xử thiếu chuyên nghiệp hoặc thái độ bất cần sẽ ảnh hưởng đến uy tín của chính công ty. Vì vậy, chúng ta nên nắm rõ các quy tắc ứng xử trong kinh doanh để không gây ra điều thất lễ. Hôm nay, tôi sẽ giải thích đến các bạn cách ứng xử và quy tắc khi thực hiện chuyến đi thăm trong bối cảnh kinh doanh.

Ba quy tắc cơ bản cần lưu ý trước chuyến đi thăm

Dưới đây là một số điểm cần lưu ý trước khi đến thăm.

1. Cần đặt lịch hẹn

Cũng có những trường hợp ngoại lệ như bán hàng tận nhà, nhưng về cơ bản thì đặt lịch hẹn trước khi đến thăm là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, đối với những công ty lần đầu tiên đến thăm, tốt nhất là bạn nên liên hệ với họ trước khoảng một tuần. Ngoài ra, đừng quên hẹn trước ngay cả khi bạn chỉ tạt qua trong chốc lát.

Cuộc hẹn có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc email, nhưng hãy nhớ kiểm tra các yêu cầu, thời gian, chức danh và tên của người đồng hành. Nếu bạn có người đồng hành, bạn sẽ cần phải trao đổi trước về thời gian thuận lợi cho đôi bên, nhưng trước hết hãy hỏi lịch trình của bên kia rồi hãy đề xuất lịch trình nhé!

2. Đúng giờ  

Đúng giờ chính là yêu cầu cơ bản với người làm kinh doanh. Hãy tìm hiểu trước cách đi đến địa điểm đến thăm và thời gian di chuyển. Hãy tính dư thời gian xuất phát sớm một chút để đến trước cuộc hẹn 10 phút. Mặc dù vậy, nếu bạn có đến sớm thì cũng đừng đến thẳng điểm hẹn. Việc đi sớm hơn thời gian đã hẹn cũng là vi phạm quy tắc ứng xử. Tốt nhất bạn nên điều chỉnh thời gian và hoàn thành thủ tục tại quầy lễ tân trước khoảng 5 phút.

Nếu có bị chậm trễ đột xuất do sự cố giao thông v.v… thì hãy gọi điện ngay lập tức để thông báo cho bên kia.

3. Kiểm tra các thông tin cần thiết khác
Tìm hiểu về công ty đối phương, cuộc họp và nội dung thương lượng. Điều quan trọng là phải tìm hiểu trước kể từ ngày bạn đặt lịch hẹn. Và tất nhiên, hãy nhớ để điện thoại của bạn ở chế độ im lặng trước chuyến đi thăm.

Những điều cần chú ý khi đặt chân đến địa điểm đi thăm

Khi đến nơi, đầu tiên bạn sẽ làm thủ tục tại quầy lễ tân. Có thể có lễ tân hoặc cũng có thể chỉ gọi điện thoại, nhưng trong cả hai trường hợp, hãy nêu rõ những thông tin sau:

  1. Tên công ty, tên bộ phận, họ tên của bạn
  2. Bộ phận, chức danh công việc và tên của người bạn đến gặp
  3. Thời gian hẹn

Trong trường hợp đến cùng với sếp, tốt hơn hết là cấp dưới nên chủ động, nhưng cũng có thể tùy tình hình mà quyết định.

Sau đó, bạn sẽ được dẫn đến phòng tiếp khách của công ty, và nhớ hãy cúi đầu chào nhẹ với những người đi ngang qua bạn. Khi bước vào phòng, hãy nói “Shitsurei itashimasu" (nghĩa là “Tôi xin phép vào") và gật đầu cúi chào lần nữa.

Hãy chờ cho đến khi người khác nói với bạn “Kochira ni okake kudasai" (nghĩa là “Mời ngồi") thì hãy ngồi xuống nhé! Nhân tiện, ghế cho cấp dưới hầu như thường là chỗ ngồi gần cửa ra vào.

Sau khi ngồi vào chỗ, hãy đặt hành lý của bạn xuống sàn

Việc đặt hành lý của bạn lên bàn làm việc hoặc ghế sofa là vi phạm quy tắc. Đặt nó trên sàn phía gần cửa ra vào, gấp nhẹ chiếc áo khoác và nhẹ nhàng đặt nó lên túi của bạn. Đặt quà bánh và những vật bạn cần trao cho đối phương trên ghế hoặc sofa thay vì đặt chúng trên sàn.

Hãy chuẩn bị các tài liệu cần thiết và danh thiếp sẵn sàng trước khi bên kia đến. Nếu đây là lần đầu tiên bạn đến thăm, bạn chỉ nên lấy một danh thiếp ra và cho vào ngăn đựng danh thiếp để bạn có thể dễ dàng lấy ra. Khi người kia bước vào phòng, bạn cần đứng dậy ngay lập tức.

Những điểm cần lưu ý sau cuộc họp

Nếu là một người bán hàng có kinh nghiệm chắc chắn bạn sẽ hiểu, điều cơ bản là không đột ngột nói vào chủ đề chính. Trong vài phút đầu tiên, hãy làm nóng bằng những cuộc trò chuyện về thời tiết, vấn đề thời sự và các chủ đề nhẹ nhàng về đối phương. Bạn nên đọc báo và tin tức trên mạng thường xuyên để có thêm chủ đề nói chuyện.

Khi rời khỏi phòng, hãy đảm bảo rằng bạn không xả rác ra khi uống trà hoặc cà phê, và không quên danh thiếp hoặc tài liệu của mình. Đừng quên nói “Shitsurei shimasu" hoặc “Gochisousama deshita" khi bạn gặp ai đó trong công ty mà không phải là người bạn đang đến thăm.

Trên đây là những quy tắc cơ bản. Việc đảm bảo tuân thủ từng quy tắc sẽ cải thiện hình ảnh của bạn và công ty. Bạn nhớ phải ứng xử khéo léo làm sao để sau chuyến đến thăm của bạn, phía công ty đối tác sẽ lại muốn liên lạc với bên công ty bạn nữa nhé!