Bạn sẽ làm gì khi sắp được điều chuyển nhân sự hoặc chuyển công tác? – Một số kiến thức về cách chào hỏi và sự chuẩn bị cần thiết

04/03/2020

Mùa Xuân là mùa của sự gặp gỡ và chia tay. Vào thời điểm cuối tháng 3, có lẽ sẽ có ai đó nhận được chỉ định điều chuyển nhân hoặc chuyển địa điểm công tác nhỉ? Và cũng có lẽ sẽ có một vài người gặp bối rối khi nhận được thông báo điều chuyển công tác ngoài dự đoán.

Một người làm kinh doanh có rất nhiều việc cần phải làm và chuẩn bị khi điều chuyển nhân sự hay chuyển công tác. Họ hầu như không có nhiều thời gian để suy nghĩ. Do đó, chúng tôi đã tổng hợp lại các điểm cơ bản trong quá trình điều chuyển nhân sự và chuyển công tác, chẳng hạn như cách chào hỏi hay một số quy tắc…

Điều quan trọng là bàn giao công việc

Điều quan trọng nhất là quá trình bàn giao công việc. Nếu người tiếp quản công việc của bạn không hiểu được nội dung công việc thì quá trình bàn giao công việc là hoàn toàn vô nghĩa. Bạn hãy soạn ra những giấy tờ, thư mục cần bàn giao và tiến hành những đầu việc như sắp xếp lại các tài liệu và danh sách khách hàng… Sau đó lưu trữ nó một cách dễ hiểu dưới dạng văn bản giấy hay tập tin data.

Hơn nữa, cho dù người tiếp quản công việc của bạn đã được chỉ định hay chưa, thì điều quan trọng là bạn cần sắp xếp nội dung bàn giao sao cho ai cũng có thể dễ dàng nắm bắt và tiếp nhận công việc. Hãy thực hiện quá trình bàn giao công việc với một lịch trình thư thả về thời gian để không làm phiền đến những người xung quanh.

Để có thể nắm bắt công việc một cách tổng thể và toàn diện, hãy tạo cho mình một danh sách To Do List gồm những công việc cần phải làm cho đến ngày cuối cùng theo thứ tự ưu tiên. Tổng hợp và lên kế hoạch làm việc ngay từ ban đầu chẳng phải là điều rất tốt hay sao?

Ngoài ra, hãy truyền đạt lại với người tiếp quản công việc cả về những người phụ trách bên phía các đối tác, khách hàng. Bên cạnh nội dung công việc, nếu bạn tiến hành bàn giao kèm theo miêu tả sơ bộ về đặc điểm của người phụ trách bên phía đối tác, cách sắp xếp cuộc hẹn cho đến hiện tại, hay một vài câu chuyện trong các dự án đã làm, thì người tiếp quản sẽ có thể tiếp nhận và tiến hành công việc một cách dễ dàng hơn.

Hãy gửi lời chào đến đối tác, khách hàng và cả những người đã giúp đỡ bạn

Thông thường, chúng ta sẽ chào hỏi đối tác, khách hàng khi có thông báo hay sự cho phép từ công ty. Cách tốt nhất là gửi lời một cách trực tiếp, nhưng cũng có khi bạn bất đắc dĩ phải truyền đạt thông qua thiệp thăm hỏi hay email. Theo nguyên tắc, bạn cần truyền tải một cách chỉn chu những điều mà phía đối tác đã giúp đỡ bạn sao cho không bị thất lễ. Trong trường hợp đã có người kế nhiệm vị trí của bạn, hãy cùng họ gửi lời chào đến đối tác.

Ngoài các đối tác kinh doanh, bạn cũng nên gửi lời chào đến những người đã giúp đỡ bạn trong công việc. Việc này cũng thường được thực hiện sau khi đã xác nhận sự cho phép từ phía công ty, tuy nhiên, nếu bạn liên hệ với họ ngay sau khi được công ty cho phép, thì nó sẽ mang đến cho bạn những mối quan hệ thuận lợi sau này.

Thay vì trì hoãn liên lạc vì nghĩ rằng bạn sẽ gặp nhau trong bữa tiệc chia tay, hãy sớm gửi lời chào đến họ. Nếu có thể, hãy truyền đạt trực tiếp bằng lời nói, và với những trường hợp hơi khó khăn, hãy chú ý đến nội dung truyền đạt có kèm với lời cảm ơn giống như những lúc bạn làm ăn với đối tác.

Khi rời đi cũng phải sạch đẹp, ngăn nắp nhé!

Bạn hãy bắt tay vào việc dọn dẹp, sắp xếp ngăn nắp bàn làm việc và tủ khóa đã sử dụng. Ngoài việc sắp xếp lại các tài liệu, hãy lưu tâm đến việc làm cho mọi thứ sạch sẽ, sáng bóng bằng cách lau chùi bằng vải lau chẳng hạn.

Nếu bạn bối rối về việc phải quyết định vứt đi những tài liệu công việc, hãy xác nhận lại với sếp hoặc cấp trên trước khi bỏ chúng đi.

Trên đây tôi đã hướng dẫn một số điều cần chuẩn bị cũng như cách gửi lời chào trước khi chuyển công tác. Trong số tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu đến những người sẽ đảm nhiệm chức vụ mới những việc cần làm khi tiếp nhận vị trí mới hay chuyển đến địa điểm công tác mới. Các bạn nhớ đón xem nhé!