Sự khác biệt giữa 見積書・請求書・発注書・注文請書・納品書・受領書・領収書
Khi mới làm ở công ty Nhật hẳn nhiều người sẽ ngạc nhiên về số lượng lớn các chứng từ được sử dụng. Chứng từ được sử dụng trong các giao dịch cơ bản bao gồm 「見積書」(mitsumorisho – báo giá), 「請求書」 (seikyuusho – hóa đơn), 「発注書」 (hatchuusho – đơn đặt hàng), 「注文請書」 (chuumon ukesho – xác nhận đơn hàng), 「納品書」 (nouhinsho – phiếu giao hàng), 「受領書」 (juryousho – biên nhận), 「領収書」 (ryoushuusho – biên lai). Dù cho rằng mình đã biết, sẽ thật khó để giải thích chính xác chứng từ nào cần thiết trong hoàn cảnh nào. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu 7 loại chứng từ trên được sử dụng lúc nào và như thế nào nhé!
7 loại chứng từ được sử dụng khi nào và trong hoàn cảnh nào?
Phát hành đầu tiên là 「見積書」, được tạo để đáp ứng yêu cầu từ khách hàng. Các chứng từ sẽ được tạo/phát hành theo thứ tự sau.
1.見積書 – Báo giá
「見積書」 cung cấp toàn bộ bảng báo giá theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài giá thành sản phẩm (dịch vụ) được đặt/bán và bảng kê chi tiết, các điều kiện tiên quyết như ngày giao hàng cũng được ghi chú. Đây là một chứng từ quan trọng để loại bỏ sự không phù hợp (không thống nhất) giữa bên đặt hàng với bên tiếp nhận đơn hàng, và cũng có trường hợp nội dung của báo giá ảnh hưởng đến việc hợp đồng có được tạo lập hay không.
2.発注書(注文書)- Đơn đặt hàng
Đây là một chứng từ được tạo ra cho yêu cầu của bên đặt hàng sản phẩm (dịch vụ). Nó cũng là bằng chứng cho thấy bên đặt hàng đã hiểu rõ các điều khoản.
3.注文請書(発注請書)- Xác nhận đơn hàng
「注文請書」(発注請書)được tạo ra để xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng/ yêu cầu. Với một 発注書, xác nhận đơn hàng được phát hành để thể hiện “Chúng tôi quả thực đã nhận được đơn đặt hàng với những điều khoản này“.
4.納品書 – Phiếu giao hàng
Sau khi nhận đơn đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ, 「納品書」 sẽ được phát hành tại thời điểm sản phẩm đã được giao một cách an toàn. Các thông tin như tên sản phẩm, số lượng giao được ghi chép để thể hiện thực tế của việc giao hàng. Trong một số trường hợp, nó được gọi là「納品伝票」(nouhin denpyou) hoặc「明細書」 (meisaisho).
5.受領書 – Biên nhận
「受領書」 là chứng từ để xác nhận rằng bên mua đã nhận được hàng hoá, dịch vụ. Việc phát hành biên nhận cũng giúp tránh những rắc rối liên quan như “đã nhận" hoặc “chưa nhận được" hàng hóa.
6.請求書 – Hóa đơn
Hóa đơn được phát hành bởi người bán sản phẩm hoặc dịch vụ để yêu cầu thanh toán tiền. Thông tin như ngày thanh toán và địa chỉ chuyển khoản sẽ được liệt kê.
7.領収書 – Biên lai
Biên lai được phát hành khi số tiền được lập hóa đơn chắc chắn đã được chuyển. Đây là một bằng chứng thể hiện người mua đã trả tiền. Nó đóng vai trò giống như biên lai (receipt) của cửa hàng.
Các chứng từ chứng minh việc thanh toán, nhận hàng có vai trò ngăn ngừa những rắc rối
Phát hành 7 chứng từ trên đúng theo tình huống sẽ là căn cứ chứng minh cho chính hợp đồng, chẳng hạn như đã nhận hàng và thanh toán hay chưa. Hãy kiểm tra các nội dung cẩn thận và chú ý để không xảy ra bất kỳ sai sót nào. Tên của chứng từ có thể hơi khác nhau tùy thuộc vào công ty, hoặc cũng có trường hợp 2 chứng từ được kết hợp như ở 「納品書兼請求書」 (gộp giữa 納品書 và 請求書), vì vậy hãy nhớ kiểm tra trước khi tạo.