Những tập quán kinh doanh Nhật Bản khác với các quốc gia khác
Tập quán kinh doanh được hiểu là những thói quen, tác phong của một người trong hoạt động kinh doanh. Những thói quen, tác phong này ở mỗi quốc gia thường khác nhau và mang tính kế thừa. Chính vì vậy, có những phong tục đã ăn sâu vào tiềm thức người Nhật nhưng lại gây khó hiểu đối với người nước ngoài. Hãy cùng WAppuri tìm hiểu về những khác biệt trong tập quán kinh doanh của người Nhật trong bài viết sau đây nhé!
Ra quyết định trong kinh doanh – lối suy nghĩ chỉ có tại Nhật Bản
Để hoàn thành công việc kinh doanh tại Nhật Bản một cách thuận lợi, thì việc thấu hiểu các tập quán kinh doanh là điều cần thiết. Hiện nay, với xu hướng toàn cầu hóa, việc các doanh nghiệp Nhật Bản mở rộng kinh doanh tại nước ngoài đã trở nên phổ biến, đồng thời, số lượng người nước ngoài sinh sống và làm việc tại Nhật Bản đang ngày một tăng lên. Lúc này, sự khác biệt trong tập quán kinh doanh không còn là câu chuyện về khác biệt văn hóa, mà có thể trở thành rào cản lớn trong quá trình làm việc.
Quá trình ra quyết định mất nhiều thời gian
Ở Nhật Bản, việc đưa ra quyết định hiếm khi được tiến hành nhanh chóng. Điều này bắt nguồn từ việc trước khi đi đến quyết định cuối cùng, người phụ trách phải thảo luận với cấp trên và tổ chức nhiều cuộc họp để có được sự chấp thuận từ các cấp. Tuy nhiên, ở nước ngoài, thông thường người phụ trách sẽ có toàn quyền quyết định. Người Nhật có một câu nói điển hình là “Tôi sẽ về nhà suy nghĩ kỹ” để minh họa cho quá trình ra quyết định này. Đối với nước ngoài, quá trình này tốn nhiều thời gian. Trên thực tế, đã có không ít trường hợp để lỡ mất cơ hội kinh doanh vì phải trải qua nhiều bước mới đến được quyết định cuối cùng.
Đặt cuộc hẹn
Xuất hiện mà không báo trước là một trong những tác phong kinh doanh phổ biến ở người Nhật, thường với lý do “tôi có việc đi gần đây nên tiện thể ghé qua”. Tuy nhiên đối với người nước ngoài, họ sẽ không đến thăm văn phòng, cửa hàng mà không có hẹn trước.
Trao đổi danh thiếp
Ở Nhật Bản, việc trao đổi danh thiếp khi bắt đầu mối quan hệ kinh doanh là một tập quán phổ biến. Nhân viên mới sẽ được dạy cách trao và nhận danh thiếp như một tác phong làm việc cơ bản. Tuy nhiên, ở một số quốc gia khác, ví dụ như Mỹ, trao đổi danh thiếp là việc phổ biến và bình thường, vì danh thiếp chỉ được xem như một yếu tố bổ sung cho việc giới thiệu bản thân. Sau khi bắt tay, người ta thường sẽ trao đổi danh thiếp cho nhau.
Giao tiếp
Ở nhiều quốc gia, chuyện công và tư thường được tách biệt rõ ràng, mọi người thường không có suy nghĩ rằng vì thân thiết với đối phương nên sẽ được ưu ái hơn trong công việc. Đối với họ, kinh doanh là một môi trường khắc nghiệt, dù có mối quan hệ cá nhân đi chăng nữa thì lợi ích của công ty vẫn sẽ luôn được đặt lên hàng đầu. Tại Nhật Bản cũng vậy, dù cho có tốn bao nhiêu chi phí và thời gian xã giao thì đôi lúc vẫn khó có được kết quả như mong đợi.
Đảm nhiệm chính một công việc trong suốt khoảng thời gian dài
Tại Nhật Bản, thực hiện bất kỳ công việc nào cũng đều tốn thời gian và nếu phải bàn giao công việc cho người khác thì cũng sẽ mất nhiều thời gian để người đó quen việc, vì vậy việc thay đổi người phụ trách công việc thường hiếm khi xảy ra. Tuy nhiên, ở các quốc gia khác thì người ta thường hiểu rằng khi hợp đồng lao động kết thúc cũng đồng nghĩa với chấm dứt công việc, vì vậy mà việc đột nhiên thay đổi người phụ trách cũng thường xuyên xảy ra.
Sự khác biệt về nội dung công việc và mức giá
Ở Nhật Bản có không ít trường hợp nảy sinh tình cảm cá nhân trong công việc. Trong khi đó, ở các quốc gia khác, chúng ta sẽ thấy mọi người hầu như đều khá rạch ròi và có một lằn ranh rõ ràng giữa tình cảm và công việc. Bên cạnh tác phong, có những tập quán kinh doanh và công việc gần như chỉ có thể tìm thấy ở Nhật Bản.
Thanh toán cuối tháng sau (hoặc cuối 2 tháng sau)
Tại Nhật Bản khá phổ biến hình thức chốt giao dịch vào cuối mỗi tháng và thanh toán cho những giao dịch đó vào cuối tháng sau. Sau khi giao hàng và nghiệm thu, bên bán sẽ lập hóa đơn và việc thanh toán được tiến hành sau đó. Người ta cho rằng phương thức này bắt nguồn từ các giao dịch thầu phụ chỉ có ở Nhật. Có thể nói rằng hình thức này thể hiện mối quan hệ thứ bậc ngầm giữa khách hàng và nhà thầu phụ.
Tại các quốc gia khác, điều khoản thanh toán không phụ thuộc vào vị thế của công ty mà được quyết định dựa trên thỏa thuận và hợp đồng giữa hai bên. Ngay cả khi thỏa thuận được thiết lập giữa công ty mẹ và công ty con thì vị thế giữa hai bên vẫn được xem là bình đẳng với nhau.
Email (thư điện tử) và lời hứa cũng được xem là “hợp đồng”
Ở các quốc gia khác, hợp đồng được xem là một hồ sơ tất yếu phải có như một minh chứng pháp lý quan trọng. Tuy nhiên, ở Nhật Bản, có nhiều trường hợp, một lời hứa miệng hay thỏa thuận qua email (thư điện tử) cũng được xem trọng và thực hiện với mức độ tương đương một bản hợp đồng.
Văn hóa đóng dấu
Cùng với sự gia tăng của phương thức làm việc tại nhà do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, con dấu cũng trở thành đề tài được bàn luận sôi nổi. Dù vậy, trên thực tế vẫn còn khá nhiều trường hợp cần phải đóng dấu khi ký hợp đồng, xuất hóa đơn, phát hành phiếu thu, hồ sơ nội bộ, v.v. Mặc dù “văn hóa đóng dấu” là một điểm hết sức đặc trưng của Nhật Bản, xu hướng đóng dấu cũng đang giảm dần khi việc số hóa đang ngày càng trở nên phổ biến thông qua các hồ sơ và hóa đơn điện tử.
Cách đưa ra mức giá
Tại Nhật Bản, mức giá của sản phẩm thường được nâng lên một chút rồi tùy theo phản ứng của đối tác để điều chỉnh cho phù hợp. Còn tại các quốc gia khác, thường sẽ có một mức giá tiêu chuẩn làm căn cứ để thương lượng trong cuộc giao dịch, nếu bên cung cấp nhận thấy họ không có lợi nhuận với mức giá mà đối tác đưa ra thì họ thường sẽ chấm dứt thương vụ tại đó. Bên cạnh đó, “đọc cảm xúc” trong lời nói của đối phương cũng là một nét văn hóa đặc trưng của người Nhật.
Thấu hiểu lẫn nhau thông qua nhận biết về tập quán kinh doanh của Nhật Bản và các quốc gia khác
Nhật Bản là quốc gia với khá nhiều tập quán kinh doanh đặc trưng có thể khiến nhiều người lần đầu tiếp xúc với doanh nghiệp Nhật bối rối. Để việc kinh doanh/hợp tác với người Nhật có hiệu quả, chúng ta cần biết và hiểu những điểm khác biệt này. Tất nhiên, không phải tất cả mọi thứ đều phải thuận theo cách thức của người Nhật. Nhưng việc hiểu rõ những cách thức này là một tiền đề quan trọng để có thể làm việc hiệu quả, từ đó hướng đến mục tiêu phát triển kinh doanh cân bằng cho cả đôi bên.