Cách viết văn bản công việc trong tiếng Nhật (2) – Văn bản ngoài công ty
Là phương tiện truyền tải thông tin đơn giản mà chính xác, các văn bản viết trong kinh doanh thường đóng vai trò rất quan trọng. Chuyện mục kỳ trước đã cung cấp nội dung này đến bạn đọc và giới thiệu trước về văn bản nội bộ. Kỳ này, xin giới thiệu đến các bạn các tác phong và quy tắc khi soạn thảo tài liệu hướng đến đối tượng ngoài công ty như đối tác kinh doanh, khách hàng, v.v… Những văn bản này yêu cầu mức độ trang trọng và sự chỉn chu cao hơn văn bản nội bộ. Vì là tài liệu đại diện cho bộ mặt công ty để công bố ra bên ngoài, hãy soạn thảo chúng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ tận đáy lòng!
Văn bản gửi đến các đối tác kinh doanh và các công ty liên kết, cũng như các công đoàn và cá nhân ngoài công ty là các tài liệu công khai ngoài công ty. Ta có thể phân loại khái quát như sau:
Tài liệu dùng trong công việc hàng ngày: bảng báo giá, đơn hàng, giấy báo thanh toán, hoá đơn, xác nhận đơn hàng, phản hồi, giấy nhắc, thông báo, v.v.
Tài liệu dùng trong trường hợp cá biệt: thư nhắc nhở, thư khiếu nại, thư xin lỗi, thư kháng nghị, v.v.
Thư từ xã giao: thư chào, thư mời, thư cảm ơn, thư chúc mừng (khai trương, xây mới cơ sở, thăng chức v.v… ), thư thăm hỏi, v.v.
Hướng dẫn cụ thể:
1. Ngày tháng
Viết ở phía trên – bên phải. Nguyên tắc cơ bản là đề ngày gửi thay vì ngày soạn thảo (trừ báo giá và giấy báo thanh toán). Có nhiều công ty áp dụng ngày theo lịch âm của Nhật.
2. Địa chỉ (tên công ty, chức danh, họ, cách gọi kính ngữ)
Viết ở phía trên – bên trái.
3. Tên người gửi (tên công ty, chức danh, tên, v.v.)
Viết chếch về phía dưới – bên phải của hàng hay địa chỉ người nhận.
4. Chủ đề của thư điện tử
Viết đơn giản, có thể nắm ý khi nhìn lướt qua.
5. Mở đầu thư
Không thể thiếu lời kính gửi: 拝啓 (haikei), 謹啓 (kinkei) và các câu thăm hỏi liên quan đến thời tiết.
6. Nội dung chính
Trình bày thông tin mạch lạc, sử dụng các từ: さて (sate), ところで (tokorode) đệm vào đầu câu.
7. Kết thư
Lời chào kết thúc tương ứng với lời kính gửi ở đầu thư (nếu dùng 拝啓 (haikei) thì chào kết thúc bằng 敬具 (keigu), nếu dùng 謹啓 (kinkei) thì chào kết thúc bằng 謹言 (kingen), 謹白 (kinpaku), …).
8. Ghi chú
Các nội dung cụ thể như hình dưới. Ngày tháng, địa điểm, …
9. Tái bút
Những điều cần nhấn mạnh. Sau cùng, kết thư bằng 以上 (ijou).
Những điểm cần lưu ý
Cũng như các tài liệu nội bộ, tài liệu công khai ngoài công ty cần trình bày đơn giản, dễ hiểu. Cần tránh cách diễn đạt có thể gây hiểu lầm và cách viết mơ hồ. Bên cạnh đó, trình bày nhiều sự việc trong cùng một văn bản không chỉ khó hiểu mà còn đi ngược lại tác phong trong kinh doanh. Với tài liệu nội bộ, xét cho cùng “dễ hiểu" là yêu cầu lớn nhất.
Tuy nhiên đối với tài liệu công khai ngoài công ty, mục chào hỏi và bày tỏ phép lịch sự cũng cần phải chú ý đúng mực. Hãy soạn thảo văn bản có lời chào đúng lễ nghi nhất để tránh thất lễ với người đọc.
Đặc biệt, trong thư chúc mừng hay thư cảm ơn, phép lịch sự được thể hiện ngay từ những gì có trên văn bản. Vì vậy, phần đầu thư (lời chào theo mùa, lời cảm ơn, …) và phần kết thư (lời chào kết thúc) cần được trình bày rõ ràng.
Ngoài ra cũng nên hạn chế các từ viết tắt (ví dụ như 株 thay cho 株式会社, nghĩa là “công ty cổ phần").
Ngay từ các tài liệu nội bộ, việc rà soát, đọc và kiểm tra lỗi đã là không thể thiếu để tránh mắc lỗi. Với các tài liệu công khai ngoài công ty, tác hại của việc mắc lỗi còn nghiêm trọng hơn nhiều. Ngoài lỗi đánh máy, sai sót trong tên và địa chỉ của bên nhận cũng có thể gây ra ấn tượng rất xấu về công ty bạn. Sai sót trong nội dung văn bản có thể gây thiệt hại đến công ty bạn hoặc đối tác. Điều này dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng về uy tín của công ty.
Có thể nói, song song với việc học hỏi và vận dụng văn phong kinh doanh từ tài liệu nội bộ, khi soạn thảo tài liệu công khai ngoài công ty, cần chú ý hơn nữa đến kính ngữ và chi tiết từng vấn đề. Khi đã mang trong mình trọng trách đại diện cho công ty, ý thức soạn thảo tài liệu một cách cẩn trọng thật sự là yêu cầu cho mỗi chúng ta.