Làm việc từ xa trong bối cảnh COVID kéo dài: hiện trạng và xu hướng

11/05/2021

Đã hơn một năm trôi qua kể từ khi thế giới đón nhận hiểm hoạ mang tên COVID-19. Là một trong số những quốc gia lớn có số lượng người nhiễm COVID cao (hơn 513.000 ca nhiễm và hơn 9.500 ca tử vong) trên thế giới, Nhật Bản đã và đang nỗ lực triển khai các giải pháp để ứng biến với đại dịch đồng thời từng bước khôi phục nền kinh tế đang bị ảnh hưởng nặng nề. Nhìn lại chặng đường một năm sống chung với đại dịch COVID, xã hội Nhật Bản đã có những thay đổi như thế nào sau khi áp dụng các xu hướng làm việc từ xa và tương lai nào cho các hình thức làm việc đặc biệt này trong bối cảnh COVID vẫn kéo dài?

Hiện trạng

Khái quát chung về xu hướng làm việc từ xa telework

Telework – xu hướng làm việc từ xa được chính phủ Nhật khởi xướng và bắt đầu trở nên phổ biến hơn bao giờ hết kể từ khi đại dịch COVID-19 bùng phát.

Trong bối cảnh số ca nhiễm tăng báo động dẫn đến tình trạng khẩn cấp được ban bố liên tục, các doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn nước Nhật phải cắt giảm 60 – 70% số lượng nhân sự, nhu cầu văn phòng làm việc từ xa ở Nhật Bản đang có xu hướng tăng mạnh. Linh hoạt ứng biến và thay đổi thói quen làm việc trước những khó khăn trong bối cảnh sống chung với dịch COVID-19, người dân Nhật Bản dần thích nghi với xu hướng làm việc từ xa.

Theo như kết quả khảo sát gần đây của báo The Japan Times, hơn 70% số người dân Nhật Bản hài lòng và ủng hộ tiếp tục hình thức làm việc từ xa ngay cả khi dịch COVID–19 có xu hướng suy giảm.

Một số nguyên nhân:

• Làm việc từ xa giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho các công việc di chuyển hằng ngày, các buổi nomikai, thủ tục giấy tờ tại văn phòng, v.v.
• Cơ hội để quan tâm đến sức khoẻ của bản thân, sắp xếp lại thói quen sinh hoạt hằng ngày
• Có thời gian để chăm sóc gia đình, con cái
• Các công ty, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí thuê văn phòng, điện nước trong tình hình kinh tế khó khăn vì dịch bệnh, v.v.

Song song với lợi ích vẫn có những khó khăn khiến không ít người nghi hoặc:

• Làm việc từ xa không thể giải quyết được các công việc chỉ có thể làm tại công ty
• Làm việc từ xa tại nhà không có đủ điều kiện cơ sở vật chất (Internet, v.v.)
• Thiếu tương tác giữa các đồng nghiệp trong công ty
• Không thể hội họp ở những nơi công cộng như quán cà phê
• Khó khăn trong giao tiếp, truyền đạt thông tin, không thể tập trung do ảnh hưởng bởi môi trường làm việc xung quanh
• Khó phân biệt được công tư

“Lao động tị nạn làm việc từ xa”

Lao động tị nạn làm việc từ xa (テレワーク難民, terewaaku nanmin) là khái niệm mới nổi lên trong thời gian gần đây, chỉ một bộ phận người lao động làm việc từ xa không có chỗ thuận tiện để làm việc do nhiều yếu tố chủ quan, khách quan. Chính phủ Nhật Bản đã phát động những chính sách để hỗ trợ nhóm đối tượng này.

Xu hướng

Trước những khó khăn khi làm việc từ xa, nhiều loại hình dịch vụ, tiện ích đã ra đời để phục vụ nhu cầu làm việc từ xa đang tăng chóng mặt trong năm qua. Dưới đây là một số mô hình dịch vụ, tiện ích nổi bật phục vụ cho hình thức làm việc từ xa được khởi xướng trong bối cảnh dịch COVID-19 đang kéo dài.

1. Mô hình văn phòng tiện lợi

Ý tưởng về các mô hình văn phòng tiện lợi vốn dĩ đã có trước thời điểm đại dịch bùng phát. Trong tình trạng dịch bệnh kéo dài, giãn cách xã hội, v.v., nhu cầu về một không gian làm việc riêng tư, an toàn càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

Bốt văn phòng Telecube

Mô hình văn phòng mô phỏng bốt điện thoại do hãng nội thất văn phòng Okamura phối hợp cùng công ty phần mềm họp trực tuyến V-Cube Inc., Telecube Inc., Mitsubishi Estate Co. phát triển bắt đầu nhận được nhiều sự chú ý của truyền thông từ cuối năm 2019, kiểu văn phòng này đang dần trở nên quen thuộc hơn tại các nơi công cộng như sân bay, nhà ga hay thậm chí là cửa hàng tiện lợi trong mùa dịch.

Với mô hình văn phòng này, bạn có thể hoàn toàn có thể xử lý công việc dễ dàng hơn trong chuyến công tác. Đặc biệt, không gian riêng tư, yên tĩnh, được trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc và an toàn là những điểm trội hơn so với hình thức làm việc tại văn phòng chia sẻ hay quán cà phê. Phí sử dụng cho 15 phút làm việc là khoảng 250 JPY.

Không chỉ có bốt văn phòng cho một người, hãng còn phát triển thêm các sản phẩm cho nhóm hai người, ba người phù hợp cho các buổi hội họp trực tuyến hay phỏng vấn.

Think Lab

Được phát triển từ quỹ cộng đồng kêu gọi thông qua trang Makuake, Think Lab tập trung phát triển không gian làm việc cá nhân tạo sự tập trung tuyệt đối cho người dùng. Mô hình văn phòng lắp ráp tại nhà này là giải pháp tối ưu cho xu hướng làm việc từ xa trong mùa dịch.

Mô hình này nhận được phản hồi rất tích cực từ nhiều người, bằng chứng là dự án phát triển sản phẩm đã đạt được số tiền mục tiêu chỉ sau 5 phút đăng tải lên trang gọi vốn, kết quả đạt được 1300% số tiền mục tiêu trong suốt thời gian triển khai.

Bốt văn phòng Station Booth

Station Booth cũng là một mô hình văn phòng tiện lợi, được phát triển bởi Công ty Đường sắt Đông Nhật Bản JR-EAST vào tháng 11 năm ngoái.

Mô hình văn phòng một người có dạng khối lập phương với diện tích khoảng 1,21 – 1,44m² với các tiện ích đầy đủ như bàn ghế, ánh sáng, wifi miễn phí, cổng USB, màn hình, v.v.. Bạn có thể thoải mái hội họp trực tuyến trong không gian riêng tư và bảo mật tuyệt đối.

2. Làm việc từ xa tại khách sạn

Bên cạnh các sản phẩm mô hình văn phòng tiện lợi phục vụ nhu cầu sử dụng trong mùa dịch, ngành dịch vụ tại Nhật cũng linh hoạt thay đổi phương thức kinh doanh để phù hợp với tình hình và dần khôi phục kinh tế.

Dịch vụ cho thuê phòng khách sạn làm việc

Một số khách sạn bắt đầu triển khai dịch vụ cho thuê phòng khách sạn để làm việc từ xa. Thay vì làm việc ở nhà với các điều kiện không đảm bảo hay e ngại khi đến văn phòng cho thuê tại nơi công cộng thì với một mức phí vừa phải, giờ đây bạn có thể thuê phòng khách sạn để làm việc. Khách sạn New Otani ở Tokyo là một trong những khách sạn triển khai loại hình dịch vụ này trong mùa dịch. Các tiện ích tại phòng khách sạn thì không có gì phải bàn cãi, nhưng giờ đây bạn hoàn toàn có thể lựa chọn gói sử dụng linh hoạt theo tháng, ngày, giờ như khi sử dụng văn phòng cho thuê. Khung giờ cho thuê được điều chỉnh lại thành 8g – 20g để phù hợp với nhu cầu làm việc của khách hàng.

Làm việc từ xa từ buổi tối tại khách sạn

Ngoài ra còn có các gói dịch vụ còn linh hoạt thời gian cho thuê làm việc theo buổi tối/ban ngày như tại Hotel Tabard Tokyo.

3. Làm việc từ xa trên xe hơi

Một sự lựa chọn khác để làm việc từ xa hiệu quả và an toàn trong mùa dịch đó chính là trên ô tô. Thương hiệu Carrozzaria đã kết hợp với Docomo ra mắt hệ thống định vị có thể kết nối internet không giới hạn mọi lúc mọi nơi.

Còn gì tuyệt vời hơn khi giờ đây bạn có thể vừa làm việc từ xa trong không gian riêng tư, vừa có thể thư giãn ngắm cảnh bất cứ lúc nào?

4. Làm việc trong buồng đu quay công viên giải trí

Ngày 15/10 vừa qua, công viên giải trí Yomiuriland lớn tại Tokyo Nhật Bản đã cho ra mắt gói dịch vụ đặc biệt làm việc kết hợp với nghỉ ngơi giải trí. Với dịch vụ này, khách hàng có thể làm việc bên cạnh hồ bơi, trong không gian buồng đu quay có lắp đặt bộ phát wifi lưu động. Ngoài ra còn có thể chơi golf miễn phí sau giờ làm việc nữa.

Ý tưởng này vừa là giải pháp cải thiện tình hình kinh doanh tại các khu vui chơi giải trí bị ảnh hưởng nặng nề do đóng cửa trong thời gian dịch, vừa đáp ứng được xu hướng workation – du lịch kết hợp với làm việc của nhiều người hiện nay.

5. Tối ưu hoá các xu hướng làm việc từ xa

Trong bối cảnh số ca lây nhiễm COVID-19 vẫn tăng trên toàn cầu, làm việc từ xa không còn là giải pháp tạm thời mà có thể sẽ trở thành văn hoá làm việc lâu dài. Bên cạnh những trở ngại về môi trường và điều kiện cơ sở vật chất, con người cũng đối mặt với những ảnh hưởng về sức khoẻ khi làm việc từ xa. WAppuri sẽ gợi ý cho bạn đọc một số giải pháp cho việc tăng cân, thiếu sức vì Làm việc từ xa – Telework.

Tổng kết

Quay trở lại với Việt Nam, tuy số ca nhiễm COVID-19 đã được kiểm soát phần nào, Việt Nam vẫn đang đối mặt với những nguy cơ bùng phát đợt dịch mới bất cứ lúc nào trong tương lai và mỗi chúng ta cũng cần chuẩn bị sẵn sàng làm việc từ xa để ứng biến khi đại dịch bùng phát trở lại.

Mặc dù các sản phẩm công nghệ để phục vụ cho hình thức làm việc từ xa có thể chưa đạt đến trình độ kĩ thuật cao trong thời gian ngắn như Nhật Bản, nhưng các ý tưởng kinh doanh trong ngành dịch vụ khi COVID-19 kéo dài tại Nhật chẳng phải rất sáng tạo và đáng để ngành du lịch – dịch vụ Việt Nam học hỏi hay sao?