Cách viết văn bản công việc trong tiếng Nhật (1) – Văn bản nội bộ công ty
Trong công việc, nói đến phương tiện liên lạc, cũng như phương tiện giao tiếp chủ yếu, chúng ta sẽ nghĩ ngay tới “email (thư điện tử)". Tuy nhiên, cũng có rất nhiều trường hợp trao đổi thông tin bằng văn bản. Khi không biết cách soạn thảo những văn bản cơ bản, thì không chỉ là sự xấu hổ cho nhân viên đó, mà hình ảnh của cả công ty cũng sẽ bị giảm sút, vì “Trong công ty có nhân viên không biết đến cả kiến thức phổ thông." Do đó, tôi sẽ chia làm nhiều phần để giới thiệu tới các bạn những quy tắc cũng như cách viết văn bản trong công việc – những văn bản sẽ đọng lại mãi về sau trên “giấy tờ".
Văn bản trong công việc được tạo ra với mục đích truyền tải nội dung cần thiết một cách đơn giản và dễ hiểu. Ngoài ra, văn bản còn được dùng với mục đích văn bản hóa những nội dung sẽ bị sai lệch nếu truyền tải bằng miệng, hoặc những nội dung cần lưu giữ lại. Đồng thời việc văn bản hóa sẽ tránh được những rắc rối liên quan đến việc “Nói rồi, không nói", tránh được cả hiểu nhầm hoặc tưởng nhầm. Có thể bạn đang nghĩ sao mà khó quá… Nhưng bạn yên tâm, không phải lo lắng đâu. Hầu hết các công ty đều có định dạng văn bản sẵn, nên không cần phải suy nghĩ quá phức tạp. Cứ soạn thảo văn bản theo định dạng có sẵn thì có thể dễ dàng có được khung sườn của văn bản.
Các loại văn bản trong công ty
Vì là văn bản dành cho nội bộ công ty, nên điều quan trọng nằm ở việc nội dung có truyền tải được tới mọi người hay không, hơn là hình thức. Thế nên cần chú trọng đến tốc độ hoặc độ chính xác, và cả việc ai đọc văn bản cũng có thể thể hiểu được.
- Chỉ thị, mệnh lệnh, quyết toán (thông báo, thông cáo, tài liệu phê duyệt, đề án)
- Tài liệu liên quan đến báo cáo hoặc tường trình (thông báo, thông cáo, tài liệu phê duyệt, đề án)
- Tài liệu liên quan đến liên lạc, điều chỉnh (báo cáo, thông cáo, văn bản xin lỗi)
- Những văn bản cần được lưu lại (biên bản họp, sổ thu chi)
Những điểm cần lưu ý
- Ghi rõ bộ phận, chức vụ của cả người phát tin và nhận tin.
- Rút gọn hoặc giản lược phần chào hỏi (phần đầu văn bản)
- Về cơ bản sử dụng thể “です、ます” (thể lịch sự trong tiếng Nhật)
- Viết dưới dạng gạch đầu dòng sao cho dễ hiểu nhất
- Viết tiêu đề ở đầu sao cho người đọc hiểu ngay nội dung muốn truyền tải
- Thông thường nên viết theo chiều ngang giấy A4
Tiếp theo tôi sẽ tóm lược ngắn gọn cách soạn thảo văn bản, hy vọng các bạn có thể tham khảo.
1. Số văn bản: theo quy định của công ty, thường là các số được đánh cho văn bản mà bộ phận đó soạn thảo (trong vòng 1 năm).
2. Ngày phát hành: ngày phát hành, nếu sử dụng trong nội địa nước Nhật thì thường được viết theo kiểu niên hiệu (hiện nay là Reiwa 令和).
3. Đối tượng nhận văn bản: tên bộ phận, chức vụ, họ tên, danh xưng (sama, tono, v.v. những từ thường đứng sau tên để tỏ ý kính trọng), tùy theo từng trường hợp mà dùng cho phù hợp. Trong trường hợp gửi cho nhiều người sẽ dùng từ kakui (các vị, mọi người).
4. Người soạn văn bản: tên bộ phận, chức vụ, họ tên, đóng dấu.
5. Tiêu đề: viết thật dễ hiểu.
6. Nội dung chính: cần đi thẳng vào ngay vấn đề.
7. Viết dạng tóm gọn: viết dạng gạch đầu dòng.
8. Phần bổ sung: viết thêm nội dung hoặc giải thích bằng tài liệu đính kèm.
9. Phần kết sử dụng từ ijou (hết) để đánh dấu kết thúc văn bản.
10. Tên nhân viên phụ trách: tên bộ phận, tên nhân viên phụ trách, số nội bộ.
Những quy tắc trên đều đã được quy định rõ ràng. Ngoài ra mỗi loại văn bản đều có định dạng sẵn, nên khi soạn thảo văn bản các bạn không cần suy nghĩ quá phức tạp.
Điều tối quan trọng trong văn bản nội bộ công ty là những nội dung chính cần được truyền tải một cách dễ hiểu nhất. Bạn cũng nên nhớ cần kiểm tra kỹ văn bản trước khi in để tránh sai sót. Lần tới, tôi sẽ giới thiệu tới các bạn về các loại văn bản dùng bên ngoài công ty.