Quy tắc viết thư và bì thư – Ấn tượng đầu tiên khi chú ý cách dùng các từ xưng hô tôn kính!
Hiện nay, khi nói đến công cụ liên lạc trong và ngoài công ty thì người ta thường nghĩ đến thư điện tử thay vì thư tay hay bưu phẩm. Và dù là trong cuộc sống cá nhân đi chăng nữa thì chúng ta hầu như cũng ít có cơ hội tao đổi thư tay với nhau. Tuy nhiên trong kinh doanh, thư từ vẫn còn tồn tại với vai trò là một phương tiện trao đổi thông tin và giá trị của nó vẫn không hề thay đổi. Về thư tay, dĩ nhiên nội dung là điều quan trong nhất, nhưng bên cạnh đó thì phong bì cũng là “bộ mặt" của bức thư, là thứ gây ấn tượng đầu tiên cho người nhận thư.
Vì vậy hôm nay tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách viết bì thư.
Phong bì phải được viết theo chiều dọc
Khi gửi tài liệu kinh doanh, địa chỉ trên phong bì phải được viết theo chiều dọc. Nếu bạn sử dụng phong bì ngang (phong bì kiểu Tây) thì dĩ nhiên địa chỉ cũng sẽ được viết ngang. Tuy nhiên, trong kinh doanh rất ít khi dùng loại phong bì này. Phong bì kiểu Tây hầu như chỉ được dùng cho các thông báo ngắn như thư quảng cáo và thông cáo báo chí thương mại.
Nội dung các thư từ gửi cho cấp trên cũng được viết theo chiều dọc, và đặc biệt là đều phải được viết bằng tay. Điều đó thể hiện rằng đó là văn bản được viết một cách chu đáo, chân thành. Điều tương tự cũng áp dụng cho thư cảm ơn, thư xin lỗi, đơn từ và các tài liệu quan trọng như thư báo giá và thư yêu cầu thanh toán. Viết dọc với chữ viết tay mang lại ấn tượng lịch sự hơn.
Đối với các thư từ chính thống, bạn cần sử dụng phong bì đôi với giấy mỏng bên trong. Tuy nhiên, đối với các trường hợp gửi thư mà bạn không muốn nhận thư hồi âm, chẳng hạn như là đám tang, thì không dùng phong bì đôi. Điều này được cho là tránh việc “bất hạnh chồng chéo".
Những điều cần chú ý khi đề tên người nhận
Tùy vào mỗi người nhận mà chúng ta có cách viết tên khác nhau. Và bạn cũng cần phải chú ý đến cách dùng các từ xưng hô.
■ 御中 (đọc là onchū): từ dùng cho các tổ chức, đoàn thể như là doanh nghiệp, công ty, phòng ban, bộ phận, v.v.
Ví dụ: ◯◯株式会社営業部 御中 (Kính gửi Phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần ◯◯)
■ 様 (đọc là sama): từ dùng cho cá nhân.
Ví dụ: ◯◯株式会社 山下信二 様 (Kính gửi ông Shinji Yamashita – Công ty Cổ phần ◯◯)
Ví dụ cách dùng sai: ◯◯株式会社 山下信二 様 御中 (御中 và 様 không được đi cùng với nhau)
Và về cơ bản, đối với cấp dưới thường sẽ không sử dụng từ 殿 (đọc là dono). Trong trường hợp không biết người phụ trách của bộ phận đó, bạn không cần sử dụng 御中, chẳng hạn như ◯◯株式会社 営業部 ご担当者様.
■ Phần thể hiện nội dung bên trong (viết bằng màu đỏ) Phần này nhằm khiến người nhận chú ý đến thể loại, nội dung và tầm quan trọng của thư. Dưới đây là một số ví dụ:
親展 (đọc là shinten) (sử dụng khi bạn muốn người nhận đọc thư khi chỉ có một mình)
在中 (đọc là zaichū) (thể hiện rằng có vật đính kèm theo thư)
重要 (đọc là jūyō) (sử dụng cho những thư từ, tài liệu quan trọng)
■ 行 và 宛: trên phong bì hồi âm bạn viết sẵn các chữ 行 hoặc 宛. Sau khi nhận thư, người nhận sẽ sử dụng phong bì đó để hồi âm cho bạn. Lúc đó, họ sẽ gạch hai đường chéo song song để xóa đi chữ 行 hoặc 宛 mà bạn đã ghi và thay bằng 御中 hay 様. 
Các điểm lưu ý khác
Nếu bạn chỉ dùng một tờ giấy lọai nhỏ để viết thư thôi cũng không sao, nhưng tốt hơn hết thì bạn nên gửi hai tờ giấy viết thư dù thư chỉ là một đoạn ngắn, như vậy sẽ tạo ấn tượng tốt hơn với người nhận.
Giấy viết thư nên được gấp lại một cách ngay ngắn và tùy vào kích thước phong bì mà bạn có thể gấp làm ba hoặc làm bốn.
Thêm một điều cần lưu ý nữa là bạn tuyệt đối không được dùng ghim bấm hay băng keo để niêm phong phong bì vì điều này trái với quy tắc của người Nhật. Bạn phải dùng hồ dán dán phong bì lại thật cẩn thận sao cho hồ không lem ra ngoài nhé. Và đừng quên đánh dấu 〆 hoặc viết chữ 封 để thể hiện rằng phong bì được niêm phong.
Tem phải được dán ở phía bên trái bì thư. Vào tháng 10 năm nay, thuế tiêu dùng sẽ được điều chỉnh và vì vậy phí bưu chính cũng sẽ thay đổi. Nếu dán sai loại tem quy định thì bạn có thể sẽ phải trả một khoản phí thiếu hụt, vì vậy hãy dán đúng tem nhé.
Nếu thư của bạn thuộc loại “thư tiêu chuẩn" thì bạn phải mua tem loại 84 yên nếu thư từ 25g trở xuống (giá trước khi thay đổi là 82 yên), và mua loại tem 94 yên nếu thư của bạn từ trên 25g đến 50g (giá trước khi thay đổi là 92 yên) (đã thay đổi vào ngày 1/10/2019).
Nếu bạn không rõ là thư của mình có thuộc loại “thư tiêu chuẩn" hay không thì hãy hỏi nhân viên bưu điện nhé!
Dĩ nhiên nội dung thư là thứ quan trọng nhất nên điều đầu tiên khi viết thư là bạn phải chú ý đến lời lẽ, tránh gây thô lô, bất lịch sự để người nhận dễ đọc. Tuy nhiên, nếu như trên bì thư có sự sai sót thì nhìn vào đó, người nhận cũng có đôi chút ấn tượng xấu và phần nào có sự phán xét không tốt về nội dung bên trong bức thư. Vì vậy mà bạn hãy ghi nhớ những quy tắc viết bì thư và nhanh chóng ứng dụng nó vào môi trường kinh doanh nhé!