Teamwork kiểu Nhật: đừng quên Ho-Ren-So!
Trong môi trường công sở, có những khi nhân viên sẽ tự giải quyết công việc của mình. Nhưng đa phần công việc chung đều phụ thuộc vào kết quả tổng hợp từ các phòng ban, từ trọng trách của mỗi bên. Doanh nghiệp luôn mong muốn các nhân viên làm teamwork tốt để đạt được thành quả chung.
Để có thể nắm bắt tốt thông tin giữa các cấp cũng như đồng cấp, ba công tác Ho-Ren-So (Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận) giúp các bên cùng nắm được tiến trình công việc là yêu cầu bắt buộc. Chuyên mục lần này sẽ cùng bạn đọc học hỏi đặc điểm của Ho-Ren-So – công tác không thể thiếu trong quy tắc làm việc công sở ở Nhật.
Ho-Ren-So là ba yếu tố quan trọng trong quy tắc làm việc của người Nhật và cũng liên quan đến ba từ vựng trong tiếng Nhật. Hiểu ngắn gọn thì Ho (viết tắt của 報告 – Houkoku) là “Báo cáo", Ren (viết tắt của 連絡 – Renraku) là “Liên lạc", và So (viết tắt của 相談 – Soudan) là “Thảo luận". Điều thú vị là “Ho-Ren-So" lại đồng âm với tên của rau cải bó xôi trong tiếng Nhật. Còn bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu tìm hiểu về “Ho" – Báo cáo.
“Ho" – Báo cáo
Hầu hết những việc ở trong công ty là nhiệm vụ do cấp trên chỉ thị cấp dưới tiến hành. Nhưng công việc thực tế lại không đơn giản là cấp dưới tuân theo chỉ thị của cấp trên. Chỉ cần hiểu nhầm chỉ thị, những việc bạn đã làm có thể thành ra công cốc. Hoặc trong trường hợp không đảm bảo được thời hạn quy định dẫn đến đội giá vốn, doanh nghiệp sẽ hứng chịu những tổn thất nặng nề.
Nếu quá trình thực hiện công việc được báo cáo với cấp trên, cấp trên có thể nhận ra chỗ sai và điều chỉnh lại. Công tác báo cáo không phải đợi đến khi hoàn thành công việc mà phải được thực hiện định kỳ và cụ thể mới mang lại kết quả tốt.
“Ren" – Liên lạc
“Liên lạc" nghĩa là trao đổi cẩn thận thông tin thực tế chứ không phải là suy đoán hay ý kiến chủ quan. Đồng thời cả những tin xấu cũng cần phải trao đổi một cách không giấu giếm.
Hơn nữa, một khi đã liên lạc thì nên tránh rơi vào tình trạng “không ai nghe" bằng cách liên hệ qua mail hoặc văn bản, không nói suông. Cũng cần lưu ý rằng nội dung liên lạc phải là nội dung chính thức để thông tin truyền đi có tính chính xác cao.
“So" – Thảo luận
Nếu phạm lỗi trong công việc, phán đoán sai hoặc trong những lĩnh vực chưa có kinh nghiệm, các nhân viên sẽ trao đổi với cấp trên hoặc trong tập thể làm việc của mình. Tuyệt đối không tự ý quyết định rồi cứ thế tiến hành công việc. Trong trường hợp này không phải bạn mà cấp trên mới chính là người nắm bắt được tổng thể dự án. Biết đâu trong team có người nào khác đã từng kinh qua vấn đề như bạn thì sao!
Nhờ thảo luận cùng nhau, bạn có thể nhận được lời khuyên từ những góc độ khác nhau, những góc độ mà có thể bạn chưa từng xét tới. Mặt khác bạn cũng có thể nhận được sự hỗ trợ để khắc phục lỗi của mình. Những lời khuyên đôi lúc còn giúp bạn nâng cao năng suất công việc, cắt giảm được công sức không cần thiết nữa!
Tích cực và chủ động giao tiếp
Là người đưa ra chỉ thị nhằm hướng tới công việc chung, cấp trên của bạn phải đốc thúc rất nhiều nhân viên. Thực sự thì việc theo sát từng người một là điều rất khó.
Vì vậy, mỗi nhân viên nên chủ động kết nối trước khi cấp trên mở lời. Chính điều đó mới là trọng tâm của công tác Ho-Ren-So. Chúng ta nên đi từ kết quả khi muốn giao tiếp và cũng nên cố gắng trình bày thật dễ hiểu.
Thêm vào đó, trong Ho-Ren-So thì yếu tố thời điểm cũng rất quan trọng. Ngoài báo cáo định kỳ, những trường hợp có thay đổi phát sinh giữa chừng cũng cần được báo cáo cụ thể, tuỳ theo tình hình thực tế. Ngoài ra, nếu có thể sắp xếp thời gian trước với cấp trên và đồng nghiệp, những cuộc thảo luận cũng sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
Một khi đã ý thức về công việc chung, mỗi người chắc chắn sẽ hiểu được cách thực hiện Ho-Ren-So hiệu quả. Hiểu được mục đích và tầm quan trọng của Ho-Ren-So rồi thì chớ quên xây dựng những cuộc đối thoại chi tiết hơn bình thường với cấp trên cũng như đồng nghiệp bạn nhé!