Sự khác nhau và cách sử dụng dấu tròn (thực ấn) và dấu vuông
“Văn hoá con dấu-Hanko" khác biệt đã ăn sâu từ lâu trong nền văn hoá Nhật Bản. Không chỉ dùng cho cá nhân, con dấu còn được sử dụng trong nhiều bối cảnh kinh doanh khác nhau Trên thực tế, có nhiều hơn một loại con dấu được sử dụng trong công ty. Con dấu được phân biệt rõ ràng và sử dụng trong kinh doanh để xử lý những giấy tờ phức tạp như tài liệu, hợp đồng hơn là dùng cho cá nhân. Bài viết này sẽ giải thích về đặc điểm và sự khác biệt và cách sử dụng của dấu tròn, dấu vuông cũng như dấu ngân hàng trong công ty.
Dấu vuông là gì ?
Đầu tiên, ta có thể hiểu ngay từ tên của nó, là loại con dấu có mặt dấu hình vuông. Đây là con dấu dùng cho việc khắc tên công ty, tên doanh nghiệp, chẳng hạn như “Công ty cổ phần …" hay “Tổ chức…“. Dấu vuông còn được gọi là con dấu công ty, mặt con dấu có góc cạnh tạo cảm giác dùng cho việc công hơn là con dấu cá nhân. Hiển nhiên nó được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau với tư cách bộ mặt của công ty, nhưng dấu vuông không phải là con dấu có hiệu lực pháp lý.
Dấu vuông tương ứng với “Mitomein" (là loại con dấu không được đăng ký) nếu đối chiếu theo các loại con dấu cá nhân. Dấu vuông thường được sử dụng cho các tài liệu thường được dùng hằng ngày trong kinh doanh như hóa đơn, bảng báo giá. Nó không có hiệu lực pháp lý nhưng nó là con dấu chứng minh tài liệu đó là một “văn bản chính thức của công ty“. Có thể nói nó đóng vai trò to lớn trong việc tạo niềm tin cho đối tác kinh doanh, khách hàng.
[Đối tượng sử dụng] Các văn bản lưu hành ngoài công ty (Hoá đơn, báo giá, phiếu thu, đơn đặt hàng,v.v.), các văn bản nội bộ công ty như chỉ thị, thông báo,v.v.
Dấu tròn là gì ?
Nếu dấu vuông được xem là “Mitomein” thì dấu tròn được xem là “Jitsuin" trong công ty. Con dấu có hình tròn, bên cạnh tên công ty, doanh nghiệp thường có thêm tên người đại diện. Vì vậy, nó còn được gọi là “con dấu công ty và người đại diện”.
Trường hợp là cá nhân, Jitsuin là con dấu được công nhận đầu tiên cá nhân có thể sử dụng sau khi đăng ký với chính quyền địa phương.
Tương tự, dấu tròn (con dấu công ty và người đại diện) chỉ có thể được sử dụng như một con dấu ràng buộc về mặt pháp lý sau khi đăng ký con dấu với Sở Tư pháp. Con dấu công ty và người đại diện là bắt buộc khi thành lập công ty. Trong hầu hết các trường hợp, con dấu này sẽ được khắc và đăng ký tại thời điểm thành lập. Sau khi đăng ký, công ty sẽ nhận được bộ đôi “Giấy chứng nhận con dấu" và một con dấu tròn do Sở Tư pháp chứng thực và con dấu đó trở thành “Jitsuin“.
Đa số mặt dấu có hình tròn kép, vòng tròn bên trong là chức danh người đại diện (vd: Giám đốc đại diện,v.v.) và vòng trong bên ngoài là tên công ty. Vì con dấu tròn là con dấu được công nhận hợp pháp nên cần thiết hơn con dấu vuông đối với những tình huống quan trọng, chẳng hạn như khi thực hiện các thủ tục pháp lý hay ra quyết định của công ty.
[Đối tượng sử dụng] Khi công ty mua bán bất động sản, thay đổi giám đốc đại diện, M&A, phát hành chứng chỉ cổ phiếu, v.v. Đồng thời, dùng khi đóng dấu các tài liệu nộp cho cơ quan nhà nước và các tài liệu khác liên quan đến pháp luật.
Dấu ngân hàng là gì ?
Khi giao dịch ngân hàng với tư cách pháp nhân thì “Jitsuin” là cần thiết. Vì chỉ cần là con dấu được pháp luật công nhận nên công ty cũng có thể sử dụng “con dấu công ty và người đại diện” (dấu tròn) để giao dịch ngân hàng. Tuy nhiên thực tế nhiều trường hợp khi cần đóng dấu thì phải liên hệ nhân viên kế toán. Khi đó, mỗi lần sử dụng con dấu công ty và người đại diện (dấu tròn) là một lần đối diện rủi ro. Con dấu có khả năng bị mất, bị đánh cắp hoặc bị sử dụng sai mục đích trong quá trình thực hiện giao dịch.
Việc sử dụng một con dấu ngân hàng riêng biệt với con dấu công ty và người đại diện để giao dịch với ngân hàng được cho là hợp lý và dễ quản lý hơn. Vì vậy công ty sẽ khắc thêm một con dấu ngân hàng dành riêng cho việc giao dịch ngân hàng. Con dấu ngân hàng có vẻ thường được làm nhỏ hơn một size so với dấu công ty và người đại diện (dấu tròn).
Hãy trang bị kiến thức về các loại con dấu và biết cách sử dụng phù hợp
Sẽ có những trường hợp đối tác hoặc khách hàng yêu cầu “Shaban”. “Shaban” ý chỉ tất cả các loại con dấu được sử dụng trong công ty, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn biết chính xác những gì bạn cần. Ngoài ra, dường như đa số đều hiểu rằng con dấu công ty nghĩa là con dấu vuông.
Dấu tròn, dấu vuông hay dấu ngân hàng đều có các vai trò khác nhau. Cần hết sức thận trọng trong việc sử dụng con dấu tròn vì nó có hiệu lực pháp lý và đại diện cho các quyết định của công ty. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu các quy tắc và phương pháp lưu giữ trong công ty của bạn và sử dụng chúng đúng cách.