Sự khác biệt giữa Bản tường trình và Bản kiểm điểm

Trong môi trường làm việc, hẳn sẽ có nhiều lúc xảy ra sự cố hay mắc lỗi nào đó, gọi chung là những chuyện không hay.  Những điều này dĩ nhiên là không được phép xảy ra, nhưng một khi chúng xảy ra thì bắt buộc bạn phải báo cáo với công ty mình, và đây cũng chính là lúc yêu cầu óc phán đoán của bạn. Trong kinh doanh có một loại văn bản thường được dùng đối với trường hợp này, đó chính là Bản tường trình – 顛末書 (tenmatsusho).

Bên cạnh đó, cũng có một loại văn bản khá giống chính là Bản kiểm điểm –  始末書 (shimatsusho). 

Vậy Bản tường trình 顛末書 và Bản kiểm điểm 始末書 có cách dùng và ý nghĩa khác nhau như thế nào, chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé.

Bản tường trình 顛末書

顛末 (tenmatsu) là một từ có nghĩa là toàn bộ sự việc hay câu chuyện từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Từ này được gắn vào tên của một loại văn bản nhằm chỉ mục đích của loại văn bản đó – chính là Bản tường trình sự việc 顛末書. Vì vậy mà Bản tường trình 顛末書 mới được sử dụng để báo cáo rõ ràng tình huống cùng với chi tiết toàn bộ sự việc như lỗi hoặc sự cố. Đặc điểm của loại văn bản này đó là nó nhấn mạnh các yếu tố giúp giải thích tường tận nguyên nhân dẫn đến lỗi hay sự cố. 

Bản kiểm điểm 始末書

Bản kiểm điểm 始末書 cũng là một loại văn bản thường dùng trong kinh doanh nhưng nhấn mạnh đến yếu tố tạ lỗi. Tương tự như 顛末書, 始末書 cũng báo cáo về lỗi hay sự cố nhưng nhất thiết phải thể hiện rõ nội dung tạ lỗi và tự kiểm điểm của bản thân người viết. Nói cách khác, có thể xem đây là loại văn bản mang có khá nhiều câu “hối lỗi”.

Cách sử dụng 顛末書 và 始末書

Việc dùng 顛末書 hay 始末書 còn tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể, tuy nhiên về cơ bản có thể phân biệt cách sử dụng chúng như sau.

Trường hợp sử dụng Bản kiểm điểm 始末書

社内処分を伴う場合に反省文として用いられます。会社への金銭を伴う紛失、データや備品の紛失などの損失を負わわせたケースや、就業規則に違反した場合、社会通念や一般常識から大きく外れ、会社にダメージを与えた場合の懲戒、訓告、戒告などを受けた場合に使われます。Bản kiểm điểm 始末書thể hiện sự ăn năn, nhận lỗi trong nội bộ công ty. 始末書 được soạn khi người viết bị khiển trách, cảnh cáo hoặc thậm chí là xử phạt vì gây nên thiệt hại cho công ty như: gây tổn thất tài chính cho công ty, làm mất dữ liệu hoặc thiết bị, vi phạm nội quy làm việc, có hành động lệch lạc so với quan niêm xã hội và nhận thức chung.

Trường hợp sử dụng Bản tường trình 顛末書

Tôi sẽ trình bày ngọn ngành về sự cố và lỗi đã xảy ra.

Dù là một văn bản mang tính chất nội bộ giống như 始末書, nhưng trong một vài trường hợp, Bản tường trình 顛末書 có thể được sử dụng để nộp cho cơ quan Nhà nước, chẳng hạn như trường hợp có sai sót về thủ tục hồ sơ, hay gặp vấn đề về sản phẩm hoặc dịch vụ, v.v

Trong hầu hết trường hợp, việc dùng Bản tường trình 顛末書hay Bản kiểm điểm 始末書 ở mức độ vi phạm nặng nhẹ khác nhau sẽ tùy thuộc vào quy định riêng của mỗi công ty. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, Bản tường trình 顛末書 thường được dùng cho những sai phạm không dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Ví dụ về cách viết

Việc viết rõ thời gian xảy ra sự việc là cực kỳ quan trọng đối với cả Bản tường trình 顛末書 lẫn Bản kiểm điểm 始末書. Bên cạnh đó, điều quan trọng hơn nữa là nội dung không được phép sai sự thật.

Trong Bản kiểm điểm 始末書, người viết sẽ thừa nhận trách nhiệm về sự sơ suất của bản thân đồng thời thể hiện cảm xúc ăn năn, hối lỗi và đặc biệt là nên bày tỏ rõ sẽ cẩn thận không lặp lại lỗi tương tự nữa.

Ví dụ về Bản kiểm điểm 始末書

Ngày Ο tháng Ο năm Ο, tôi đã quên mất lời của anh B – người của Công ty A – nên đã không cẩn thận truyền đạt nhầm đến trưởng phòng D. Kết quả là chúng tôi đã nhận được lời phàn nàn từ khách hàng và làm mất lòng tin của anh B. Hành động thiếu trách nhiệm của tôi đã dẫn đến hậu quả đáng tiếc như trên, tôi vô cùng hối hận về điều đó. Từ tận đáy lòng, tôi vô cùng xin lỗi vì đã làm phiền đến tất cả mọi người. Từ nay về sau, tôi sẽ cố gắng hết sức để tránh những sơ suất không đáng có như vậy và cống hiến hết mình cho công ty, vì vậy xin mọi người hãy rộng lòng bỏ qua cho tôi.   Một lần nữa, tôi thành thật xin lỗi về sự việc lần này.

Bên cạnh đó, đối với Bản kiểm điểm 始末書, mọi người cũng thường viết tay lên giấy viết thư để bày tỏ lời xin lỗi một cách trang trọng. Tuy nhiên, hiện tại hình thức đánh máy cũng được chấp nhận.

Ví dụ về Bản tường trình 顛末書

Tôi xin phép trình bày về sư việc A đã xảy ra vào ngày Ο tháng Ο năm Ο. 1.Khi sự việc xảy ra 2.Sau khi sự việc xảy ra 3.Tình hình hư hỏng và thiệt hại 4.Nguyên nhân và trách nhiệm 5.Phương án giải quyết trong tương lai

Khác với Bản kiểm điểm phía trên, Bản tường trinh 顛末書 chủ yếu dùng để tường thuật lại sự việc một cách rõ ràng.

Hãy trình bày 顛末書và 始末書 một cách chính xác và trung thực

Chẳng ai là không mắc sai lầm, và khi ấy, việc viết những đoạn văn như 顛末書 hay 始末書 là điều cần thiết phải không nào. Dù cùng bao hàm ý nghĩa báo cáo, Bản tường trình 顛末書 thì trình bày rõ ràng ngọn ngành tình trạng sự việc, còn Bản kiểm điểm 始末書 lại thể hiện cảm xúc hối lỗi của người viết. Tuy nhiên, không chỉ phân biệt được khi nào thì dùng mẫu nào, mà quan trọng hơn hết chính là hãy viết với sự chân thành và trung thực.