Phân biệt giữa “Ký tên”, “In tên” và “Sign”

Ký tên” và “In tên” thường được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, từ các tài liệu quan trọng như hợp đồng đến các tài liệu quen thuộc như đơn xin việc. Dường như hầu hết mọi người dùng hai từ này với ý nghĩa tương đương nhau. Ngoài ra, trong các hợp đồng nước ngoài, người ta còn hay dùng chữ “Sign” (ký tên), nhưng điểm khác biệt giữa “Sign” với “Ký tên” và “In tên” là như thế nào? Trong bài viết này, chúng mình sẽ giới thiệu về cách sử dụng các từ “Ký tên”, “In tên” và “Sign” và mức độ sử dụng các từ này trong những bối cảnh khác nhau, từ cuộc sống thường nhật đến môi trường kinh doanh.

Điểm giống nhau giữa “Ký tên” và “In tên”: viết tên

Dù là “Ký tên” hay “In tên” cũng đều mang ý nghĩa tự mình viết họ tên của mình ra. Nhưng cách viết giữa hai hình thức này có sự khác biệt. Ký tên (署名): “Ký tên” (署名) được sử dụng khi bản thân một người tự tay viết tên của mình. Và cũng bởi do chính chủ tự viết nên khi ký tên, chữ viết ra có thể dùng để chứng minh có đúng người đó hay không thông qua bút tích. Với định nghĩa này, trong tiếng Nhật có một từ tương tự là 自署 (đọc là “jisho”). Ngoài ý nghĩa tự mình viết tên của mình ra, jisho còn chỉ chính chữ ký đó. Ta có thể bắt gặp khá nhiều ví dụ về jisho trong các văn bản, nội dung liên quan đến pháp luật. In tên (記名) : Tuy “In tên” (記名) cũng mang ý nghĩa tự mình viết tên của mình, nhưng cách viết sẽ khác với “Ký tên”. Vì vậy, các hình thức như dùng con dấu cao su có khắc tên hoặc gõ tên vào máy tính, v.v cũng được xem là “In tên”. Ngoài ra, đây cũng là một hình thức mà người khác có thể dùng để đại diện ký thay cho chính chủ. Sign (サイン): Trong một vài trường hợp, chẳng hạn như khi thanh toán bằng thẻ tín dụng, v.v bạn sẽ được người bán yêu cầu “Quý khách vui lòng ký tên vào đây”. Nói cách khác, “Sign” cũng giống với “Ký tên”, đều chỉ việc tự viết tên mình. Trong các hợp đồng ở nước ngoài như các nước Âu Mỹ, chữ ký dưới hình thức Sign có hiệu lực rất lớn. Giữa “Ký tên”, “In tên” và “Sign” thì hình thức nào có hiệu lực pháp lý cao nhất? Do chính tay một người viết ra, “Ký tên” được xem là hình thức có khả năng chứng minh nhân thân cao nhất. Vì vậy như đã đề cập ở trên, hình thức này – tương đương với “Sign” được sử dụng hầu hết trong các văn bản ở nước ngoài như hợp đồng, v.v Trong khi đó, “In tên” lại là hình thức không phải do chính chủ tự tay viết ra, vì vậy khả năng chứng minh nhân thân một người thường được đánh giá là tương đối thấp. Trong trường hợp này, người ký thường được yêu cầu sử dụng kèm với con dấu để xác nhận. Khi ịn dấu lên trên tên, bộ đôi tên và dấu hợp lại sẽ có hiệu lực ngang với chữ ký khi “Ký tên”. “In tên” + con dấu được xem như tương đương với “Ký tên” trong khá nhiều trường hợp, mặc dù tùy từng tình huống cụ thể, và dù sao đi chăng nữa thì “Ký tên” cũng vẫn luôn có xu hướng được xem trọng hơn. Tuy nhiên, trên thực tế ở Nhật Bản, hình thức “Ký tên” lại thường không được xem là bằng chứng đáng tin cậy như “Sign” ở nước ngoài. Nếu chỉ ký theo kiểu “Ký tên” thường sẽ mang lại cảm giác không đủ tin cậy, vì vậy mà người Nhật thường dùng kết hợp “Ký tên” kèm theo con dấu nhằm tạo ra chứng minh nhân thân có hiệu lực cao hơn. Thứ tự hiệu lực có thể hiểu đơn giản như sau (số 1 nghĩa là có hiệu lực cao nhất):

  1. Tự tay ký (Ký tên / Sign) + con dấu
  2. Tự tay ký (Ký tên / Sign)
  3. In tên + con dấu
  4. In tên (thường không thể chứng minh nhân thân)

Phân biệt cách dùng “Ký tên” và “In tên” trong từng hoàn cảnh Có thể thấy cả “Ký tên” và “In tên” đều là hình thức ghi tên của chính mình ra. “Ký tên” là dùng bút viết tay, còn “In tên” lại bao gồm nhiều cách ghi tên hơn bên cạnh việc viết tay. “Sign” thực ra cũng có cùng ý nghĩa với “Ký tên”. “Ký tên” sẽ mang lại hiệu lực chứng minh cao nhất, trong khi “In tên” thường bắt buộc đi kèm con dấu. Còn đối với Nhật Bản, việc dùng kết hợp “Ký tên” và con dấu đã trở thành thông lệ. Hi vọng qua bài viết này, mọi người sẽ hiểu hơn về sự khác nhau trong việc ký tên giữa hai hình thức trên, bởi biết cách sử dụng chúng tùy từng trường hợp khi cần thiết là điều cần thiết phải không nào?