Quy tắc ứng xử khi sử dụng điện thoại di động trong công việc

Ngày nay, chiếc điện thoại di động hay smartphone đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Nó cũng có vai trò quan trọng như một công cụ giao tiếp trong môi trường kinh doanh. Chính sự tiện lợi của việc có thể nói chuyện trong khi đang di chuyển cũng giúp công việc của bạn nhanh chóng hơn.

Mặt khác, vì nó là vật dụng quen thuộc trong cả đời sống cá nhân, chúng ta có thể vô tình quên đi quy tắc ứng xử phù hợp. Tùy thuộc vào cách sử dụng nó mà bạn cũng có thể bị hoài nghi về ý thức của mình với tư cách là một thành viên trong xã hội đấy!

Nào, chúng ta cùng tìm hiểu cách ứng xử và quy tắc đúng đắn khi sử dụng điện thoại di động và smartphone trong công việc nhé!

Hãy dừng lại và suy nghĩ kỹ! Những lưu ý trước khi thực hiện cuộc gọi

Là một người đi làm, ít ai lại không có kinh nghiệm nhận hoặc gọi điện thoại cho các đối tác kinh doanh. Bạn cũng có cơ hội tìm hiểu về các quy tắc trong cuộc gọi thông qua đào tạo.

Tuy nhiên, với trường hợp điện thoại di động và smartphone, ta cần phải lưu ý nhiều hơn một chút so với điện thoại cố định. Những điều bạn cần lưu ý như sau.

1. Cân nhắc liệu có phải là thời điểm thích hợp để gọi
Ưu điểm của điện thoại di động và smartphone là bạn có thể kết nối trực tiếp với người bạn muốn nói chuyện mà không cần tốn thời gian và công sức của người trung gian. Thật dễ để gọi điện bất cứ lúc nào, nhưng nếu gọi vào đêm khuya hay sáng sớm thì hoàn toàn không tốt đâu đấy! Điều này cũng áp dụng cho các email được chuyển tiếp đến điện thoại di động. Theo nguyên tắc chung, hãy lưu ý về giờ bắt đầu làm việc và khoảng thời gian làm việc.

2. Số điện thoại ghi trên trên danh thiếp được coi là chính thức
Số điện thoại trên danh thiếp là số chính thức và thường được công ty cho mượn. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng nó cho công việc, nhưng sẽ không tốt khi bạn gọi vào số di động một cách đột ngột. Tốt hơn hết bạn nên liên hệ với số điện thoại cố định trước, và chỉ gọi di động khi người đó đi vắng. Nếu bạn có thể gặp trực tiếp đối phương, bạn nên hỏi xem có thể gọi di động cho người đó không.

3. Chú ý đến bối cảnh xung quanh
Điều này thường xảy ra không chỉ khi gọi điện mà cả khi nhận điện, bạn nhớ phải chọn một nơi yên tĩnh nhé! Nếu cảm thấy khó nghe hoặc sóng điện thoại không tốt, bạn có thể chọn gọi lại.

Ngoài ra, hãy chú ý đến những gì bạn nói khi đang ở bên ngoài. Bạn không nên công khai rõ ràng tên công ty và tên cá nhân. Ngoài ra, còn có nguy cơ rò rỉ thông tin nếu nội dung kinh doanh bị người bên ngoài nghe được. Bạn nên chú ý cẩn thận đến những vấn đề quan trọng, chẳng hạn như có thể bàn bạc sau khi trở lại công ty.

4. Không sử dụng smartphone trong khi đi bộ
Vừa đi bộ vừa nói chuyện điện thoại, đã thế lại còn quá tập trung vào cuộc hội thoại là trái với quy tắc ứng xử nói chung. Ngoài ra còn có nguy cơ xảy ra tai nạn như va vào người khác hoặc va chạm với ô tô, xe đạp. Chưa kể là nói lớn tiếng trên tàu hoặc ở những nơi công cộng cũng có thể gây khó chịu nữa.  

Ngoài ra, nói chuyện khi đang lái xe ô tô còn nguy hiểm hơn. Việc làm này sẽ tăng nguy cơ gây ra tai nạn nên bạn tuyệt đối đừng làm vậy nhé!

Những điểm cần lưu ý khi nhận cuộc gọi hoặc khi đang nghe điện thoại

Cũng giống như khi gọi điện, bạn cần phải cẩn thận về cách cư xử của mình khi nhận hoặc khi đang nghe điện thoại.

1. Hãy xưng tên mình trước
Có lẽ vì bạn luôn nghĩ rằng điện thoại di động được kết nối với người sở hữu, nên trước tiên bạn thường hỏi: “Đây có phải là số di động của ●● không?". Tuy nhiên, điều quan trọng đầu tiên là bạn phải cung cấp tên của mình đã. Sau đó, hãy chú ý tình hình của đối phương và hỏi: “Bây giờ anh có thể nghe điện thoại không?".

2. Đối ứng linh hoạt, chẳng hạn như gác máy tùy tình hình
Bất kể nhận điện hay nghe điện cũng cần có những biện pháp linh hoạt như cúp máy hoặc gọi lại tùy theo tình huống. Trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp, cách tốt nhất vẫn là nên gọi lại vì điều đó có thể sẽ giúp bạn nói chuyện bình tĩnh hơn.

3. Có những khi nên tắt nguồn điện thoại
Việc điện thoại di động hoặc smartphone reng trong cuộc họp là vi phạm quy tắc ứng xử. Ở một nơi yên tĩnh, ngay cả khi bạn đã tắt chuông điện thoại rồi thì khi điện thoại rung cũng rất dễ gây chú ý. Những lúc như vậy thì bạn nên tắt luôn điện thoại, còn trong trường hợp mà bạn không thể tắt điện thoại thì hãy xin phép những người xung quanh trước.

4. Không được tùy tiện cung cấp số điện thoại di động
Một người nào đó bên ngoài công ty có thể hỏi số điện thoại di động của một nhân viên. Tuy nhiên, bạn không được tùy tiện cho số người khác như vậy. Hãy trả lời: “Tôi sẽ gọi lại cho bạn" và hỏi chủ nhân số điện thoại kia rằng liệu họ có thể liên hệ trực tiếp với người kia hoặc bạn có thể nói số điện thoại của họ cho người khác được hay không.

Đối với máy trả lời tự động

Sẽ rất thô lỗ nếu bạn cứ im lặng rồi ngắt máy sau khi đã được kết nối với máy trả lời tự động. Vì vậy, bạn hãy để lại lời nhắn đàng hoàng nhé! Lời nhắn này phải thật dễ hiểu và ngắn gọn. Hãy nói rõ tên công ty và tên họ của mình cũng như phải truyền đạt nội dung một cách chính xác. Nếu bạn muốn nói chuyện một cách đàng hoàng hơn thì hãy để lại lời nhắn rằng bạn sẽ gọi lại sau nhé!

Vạch ra ranh giới với đời sống riêng tư

Điện thoại di động và smartphone tiện lợi có thể giúp bạn hoàn thành công việc một cách suôn sẻ nếu bạn sử dụng chúng thành thạo. Mặt khác, không để ý gì đến tình hình của đối phương hoặc sử dụng điện thoại theo cách khác thường cũng có thể làm giảm mức độ đánh giá của chính bạn.

Hơn nữa, một quy tắc cơ bản là không được sử dụng điện thoại di động hoặc smartphone cho việc riêng trong giờ làm. Có thể nói rằng, “vạch ra ranh giới và tuân thủ đúng theo các quy tắc ứng xử" cũng chính là quy tắc đối với các thành viên của xã hội đấy!