Liệu có nên trả lời email sớm? Và trả lời email ngay lập tức có phải là một điều vô nghĩa?

Email là một trong những phương thức giao tiếp quan trọng không thể thiếu trong kinh doanh. Dù nội dung và cách viết mail rất được chú trọng, nhưng những năm gần đây, “tốc độ trả lời" lại trở thành chủ đề nóng hơn nhiều.

Tuy cũng tùy thuộc vào đối tác kinh doanh, sếp hay đồng nghiệp của bạn v.v… nhưng tốt nhất thì nên trả lời sau bao lâu kể từ khi nhận được email?

Trả lời mail ngay lập tức là bằng chứng cho một người có thể làm kinh doanh

Hiện nay, lối suy nghĩ rằng những người có thể trả lời email họ nhận được càng sớm càng tốt là những người “có tố chất làm được việc" đang dần trở nên rất phổ biến. Trên thực tế, nếu bạn tìm kiếm từ khóa “trả lời email ngay lập tức" (メール 即レス) trên Twitter, bạn sẽ thấy có rất nhiều người xem việc phản hồi ngay lập tức là điều cực kỳ hiển nhiên.

Ngoài ra, theo khảo sát “Thực trạng Email trong doanh nghiệp" được thực hiện hàng năm bởi Hiệp hội Thư tín Doanh nghiệp Nhật Bản – tổ chức duy nhất được thành lập tại Nhật Bản với mục đích truyền bá, giáo dục về email trong doanh nghiệp – thì hơn 70% số người đã trả lời là “Nếu không trả lời email trong vòng 1 ngày (trong 24 tiếng) là đã cảm thấy “chậm" rồi!".

Nguồn: khảo sát “Thực trạng Email trong doanh nghiệp 2019" của Hiệp hội Thư tín Doanh nghiệp Nhật Bản
https://businessmail.or.jp/research/2019-result/

Quá chú tâm vào trả lời email đã khiến bạn quên đi mục đích ban đầu?

Khi bạn nhận được một email, trả lời càng sớm càng tốt chắc chắn là một điểm quan trọng trong tác phong kinh doanh. Nhưng có ổn không nếu bạn trả lời nhanh chóng?

Tùy thuộc vào nội dung công việc và tính chất công việc, đôi lúc phải mất thời gian để đọc email bạn nhận được tại nơi làm việc. Ngoài ra, nếu bạn nghỉ tay mỗi khi một email được gửi, việc đó cũng có thể cản trở đến công việc ban đầu của bạn.

Nếu bạn cố gắng trả lời nhanh thì có thể bạn sẽ gửi hồi âm mà không kiểm tra nội dung mail cẩn thận, hoặc bạn cũng có thể sẽ vô tình viết ra những lời khiếm nhã với đối phương. Có rất nhiều người gặp phải những rắc rối như ghi nhầm tên công ty, tên cá nhân, địa chỉ email, hoặc không nhắc gì đến danh xưng bên mình v.v…

Ngoài ra, bạn có thể trả lời email vào buổi tối, khi mà công việc đã được hoàn tất. Tuy nhiên, tôi không khuyến khích trả lời email vào ban đêm.

Có một câu nói rằng: 夜に書いたラブレターは朝に読み返しなさい (tạm dịch: thư tình viết vào ban đêm nên để sáng mai đọc lại). Vào ban đêm, cảm xúc của con người sẽ dâng cao, và bạn sẽ viết nhiều nội dung không mạch lạc như bạn nghĩ. Và hầu như đến sáng hôm sau, bạn sẽ rất xấu hổ khi đọc lại nội dung đã viết.

Lý do tại sao không nên viết email vào ban đêm cũng tương tự như ví dụ về bức thư tình vậy. Những trường hợp khả năng phán đoán không tốt dẫn đến việc viết mail một cách cảm tính cũng không phải là ít. Nhưng nếu bình tĩnh đọc lại, bạn sẽ nhận ra một câu thừa mà bạn không cần phải viết, hay một từ có thể sẽ khiến người nhận khó chịu.

Nếu bạn trả lời email muộn, tốt hơn hết là nên trả lời ngắn gọn

Mặc dù sự thật là phần lớn mọi người muốn một “phản hồi trong vòng một ngày". Nhưng nếu bạn không thể trả lời ngay lập tức vì để viết một câu trả lời rõ ràng sẽ mất nhiều thời gian, hoặc có thể vì bạn đang bận công việc khác, thì bạn chỉ cần trả lời ngắn gọn rằng “Tôi đã nhận được mail!" là đủ.

Bạn có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn như: “Tôi đã nhận được email của bạn và hiện đang xác nhận lại nội dung. Có thể sẽ hơi mất thời gian một chút, nhưng mong bạn sẽ cho tôi ít thời gian để trả lời."

Lúc này, nếu viết ngắn gọn cuối mail là “取り急ぎ、ご連絡まで" (tạm dịch: việc gấp, liên hệ ngay) rồi gửi cho đối tác kinh doanh hay cấp trên là rất không nên (Not Good). Bạn nên viết một cách cẩn thận, đầy đủ câu chữ như “取り急ぎのご連絡で失礼いたします" (tôi xin lỗi vì liên lạc gấp nhưng đây là… ) hoặc “まずは、ご報告のみで失礼いたします" (trước tiên, tôi xin phép chỉ tóm tắt tình hình hiện tại…) đều được.

Có thể nói, một người “có tố chất làm doanh nhân" không nên quá chú trọng vào những phản hồi mang tính tức thời, mà nên coi trọng những ý tưởng linh hoạt nhiều hơn.