Văn hóa con dấu “hanko” độc đáo của Nhật Bản
Các bạn biết không, ở Nhật Bản có rất nhiều trường hợp phải dùng đến con dấu tròn Hanko.
Trên con dấu tròn sẽ khắc cái tên chịu trách nhiệm pháp lý của cá nhân hoặc của công ty, được dùng thay cho chữ ký trong những trường hợp như ký hợp đồng chẳng hạn. Thế nên cách dùng và chủng loại của những con dấu cũng rất đa dạng. Trong văn hóa kinh doanh thì con dấu tròn sẽ được dùng như chữ ký hoặc triện đóng dấu cho các bản hợp đồng được gửi đến khách hàng hoặc những tài liệu phê duyệt của công ty.
Tuy hiện nay các thể loại văn bản đều đã được số hóa trên máy tính, giảm thiểu lượng giấy dùng, nhưng con dấu tròn vẫn là một vật không thể thiếu của giới văn phòng. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu đến các bạn cách đóng dấu, vai trò cũng như hiệu quả mà con dấu Hanko mang lại nhé!
Ý nghĩa của “ou-in" (押印) và “natsu-in" (捺印)
Nếu xem những tài liệu cần đóng dấu, các bạn sẽ thấy có chỗ ghi là “ou-in" (押印) và “natsu-in" (捺印). Tuy cả 2 đều mang ý nghĩa là “đóng dấu" nhưng vẫn có chút khác nhau đấy nhé.
Natsu-in (捺印)
Nghĩa là đóng dấu sau khi đã ký tên (署名, đọc là “shomei") bằng tay. Điều đó có nghĩa là con dấu tròn sẽ được đóng lên chính bút tích của bản thân người đó nên tính bằng chứng rất cao và cũng mang ý nghĩa pháp lý rất lớn. Từ này còn mang nghĩa 署名捺印 (đọc là “shomei natsu-in"), nói đơn giản chính là “ký tay kèm đóng dấu".
Ou-in (押印)
Nghĩa ban đầu của từ này chính là 記名押印 (đọc là “kimei ou-in"), nói đơn giản là “ký tên bằng dấu mộc tên và đóng dấu". Trong đó 記名 (đọc là “kimei", nghĩa là “ký tên") chỉ hành động ký tên bằng 1 con dấu chữ nhật (thường là bằng nhựa) được khắc tên công ty và địa chỉ, hoặc tên của cá nhân được đóng trên bản hợp đồng. Kiểu đóng dấu này có thể có người khác làm thay.
Cách đóng dấu trong từng hoàn cảnh khác nhau
Khi đóng dấu vào hợp đồng thì tùy vào mục đích sử dụng sẽ có những cách đóng dấu khác nhau. Cách đóng dấu sẽ liên quan đến hiệu quả của hợp đồng đó nên dĩ nhiên sẽ có những điều cần lưu ý.
Đóng dấu giáp lai Wari-in (割印)
Với những bản hợp đồng bao gồm 2 tờ hoặc hơn thì khi muốn chứng minh rằng các mảnh của hợp đồng này được làm ra cùng lúc với nội dung đồng nhất với nhau, và cũng để ngăn chặn chuyện làm giả thì người ta sẽ đóng dấu Wari-in. Người đóng sẽ xòe các mảnh trong bản hợp đồng ra rồi đóng dấu vào làm sao để các mảnh đều có phần dấu vừa được đóng. Về cơ bản thì hầu như bản hợp đồng nào cũng có dấu giáp lai Wari-in.
Đóng dấu giáp lai phần gấp Kei-in (契印)
Là con dấu giáp lai giúp phòng tránh chuyện 1 phần của bản hợp đồng bị thiếu mất, bị thay thế hoặc bị lấy mất. Người đóng dấu sẽ đóng con dấu tròn vào phần nối giữa 2 trang trong bản tài liệu (phần gập lại của quyển sách) có từ 2 trang trở lên, và cứ vậy đóng đến hết tài liệu, để chứng minh rằng “tất cả các trang này đều thuộc cùng 1 bản tài liệu".
Dấu đính chính Teisei-in (訂正印)
Trong trường hợp nội dung của tài liệu có sai sót cần phải đính chính thì sẽ dùng đến con dấu này. Chỗ viết sai sẽ được gạch đè lên 2 gạch và ghi nội dung đính chính ở trên.
Ở ngoài lề sẽ ghi bổ sung “Ở hàng ○○ đã xóa ○○ và đính chính lại với ○○", sau đó sẽ đóng dấu kế bên (hình bên trái).
Hoặc sẽ không ghi gì ở ngoài lề, mà sẽ đóng dấu vào gần chỗ đã chỉnh sửa hoặc đóng chồng lên (hình phải).
Dấu bỏ cận biên Sute-in (捨印)
Là loại dấu được đóng trước để không phải đóng lại lần nữa trong trường hợp sẽ đính chính nội dung trong văn bản sau. Nói một cách dễ hiểu thì là “đóng trước con dấu đính chính Teisei-in". Tuy có vẻ tiện thật đấy, nhưng có khả năng sẽ bị bên thứ 3 tùy tiện thay đổi. Trường hợp là người có thể tin tưởng được, hoặc đó là tài liệu của ngân hàng thì người ta sẽ dùng 1 cách thận trọng.
Dấu tem chết Keshi-in (消印)
Là loại dấu đóng giúp người xem biết được rằng những bưu thiếp/tem chính phủ, tem thuế hay tem chứng nhận này đã qua sử dụng rồi.
Lời kết
Con dấu tròn Hanko trên các bản hợp đồng hay các tài liệu văn phòng có hiệu quả rất lớn.
Tuy nhiên, nếu đóng dấu sai cách thì tùy trường hợp mà con dấu đó sẽ chẳng mang lại hiệu quả gì, hay nói cách khác là bị xem như vô hiệu. Thế nên các bạn nhớ kiểm tra kỹ càng xem tài liệu này nên đóng dấu thế nào và nên dùng con dấu nào để đóng nhé!