Trong công việc, trong kinh doanh, email (thư điện tử) là một công cụ liên lạc không thể thiếu. Khác với email cá nhân gửi cho gia đình hay bạn bè, email trong kinh doanh có những quy tắc cần phải tuân thủ. Chính vì được lưu lại bằng chữ viết, nên chỉ cần một email không đúng mực thì có thể dẫn tới hậu quả là mất đi sự tín nhiệm trong công việc. Thế nên trong bài viết lần này, chúng ta cùng xem lại cách viết mail cùng những nguyên tắc liên quan nhé!

Tiêu đề – phần người nhận nhìn thấy đầu tiên, yếu tố tối quan trọng

Phần đầu tiên được đọc tới trong email chính là “tiêu đề”. Trong công việc, hàng ngày mọi người nhận được rất nhiều email quảng cáo hay email chào hàng, kể cả các email rác.

Chính vì thế để chắc chắn người nhận đọc được email chúng ta gửi đến, thì cần chú ý khi đặt tiêu đề, sao cho tiêu đề diễn đạt được súc tích nội dung muốn truyền tải.

Ví dụ: [Yêu cầu] Về việc thay đổi thời gian họp ngày 6/7

Thêm vào đó, nên để nguyên “Re: ” gắn với tiêu đề trong email trả lời. Nếu nhỡ tay xóa đi thì người nhận sẽ không biết được đó là email trả lời của mail nào.

Dù vậy khi lượt email trao đổi nhiều lên thì bạn cũng không nên để tựa đề dạng “Re: Re:…” kéo dài mãi. Chỉ nên có một từ “Re: “, và nếu nội dung có sự thay đổi thì bạn nên ghi phần thay đổi đó vào tiêu đề, như thế sẽ dễ hiểu hơn. Ngoài ra, khi để tên mình vào tựa đề, người nhận nhìn qua sẽ biết ngay đó là email của ai. Chính vì thế mà trong một số trường hợp, chúng ta cũng nên để tên mình vào phần tiêu đề email.

Những quy tắc cơ bản về email cần ghi nhớ

Nơi điền địa chỉ người nhận là ô “To”. Cạnh đó có các ô CC, BCC, là viết tắt của Carbon Copy, Blind Carbon Copy, được dùng trong trường hợp bạn muốn chia sẻ thông tin tới người khác so với người được gửi email, hoặc chỉ để gửi… cho chắc.

Nếu giải thích thêm, thì CC sẽ hiện địa chỉ của những đối tượng được gửi. BCC thì sẽ không biết được địa chỉ của những người được CC, cũng như những người được gửi ở ô “To”.

Tiếp theo là phần nội dung. Nội dung email được cấu thành bởi các phần dưới đây.

1. Tên người nhận

Phần này có thể lược bỏ nếu là email trong công ty, tuy nhiên khi liên lạc với đối tác hoặc khách hàng thì nhất thiết phải có.

2. Lời chào hỏi đầu email

Đó là những câu như “Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị trong thời gian qua. Tôi là △△ của công ty ○○.”, hay “Rất vui khi được biết anh/chị. Tôi tên là △△ của công ty ○○.” Khác với thư viết tay trong tiếng Nhật, email không có những câu chào hỏi liên quan đến mùa hoặc thời tiết, mà chỉ cần những câu chào hỏi đơn giản.

3. Nội dung cần trao đổi

Nên viết các câu ngắn, thêm khoảng trống giữa các đoạn để dễ nhìn hơn. Cần viết đơn giản, truyền tải dễ hiểu ý muốn nói.

4. Chào hỏi cuối email

Có nhiều cách để chào hỏi ở cuối email, tùy vào từng trường hợp mà chúng ta sử dụng cho đúng ngữ cảnh như: “Rất mong được anh/chị giúp đỡ!”, “Tôi sẽ rất cảm ơn nếu được anh/chị chỉ giáo.”, hay “Rất mong nhận được sự hợp tác giúp đỡ từ phía anh/chị.”

5. Chữ ký cuối email

● Tên công ty
● Bộ phận
● Họ và tên
● Số điện thoại cố định (số nội bộ nếu có)
● Email
● Số điện thoại di động
● Địa chỉ công ty hoặc URL trang web công ty (nếu có)

Ngoài ra cũng có nhiều người thêm vào các đường kẻ hoặc hoa văn để trang trí, nhằm làm nổi bật chữ ký của mình.

Trong bài viết này tôi đã giới thiệu đên các bạn những quy tắc cơ bản cần ghi nhớ khi viết email. Trong bài viết sau, tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về những điều cần lưu ý khi gửi email.