Vừa qua tôi đã giải thích cho các bạn về cách trả lời điện thoại qua 2 bài viết (Bạn có thể tham khảo bài 1 là “Những nguyên tắc cơ bản khi trả lời điện thoại mà bạn cần biết (phần 1)” và bài 2 là “Những nguyên tắc cơ bản khi trả lời điện thoại mà bạn cần biết (phần 2)“. Hiểu được cách trả lời một cuộc điện thoại thì tôi nghĩ bạn đã nắm được những điều cơ bản khi gọi điện rồi đúng không nào?

Với bài thứ ba này, chúng ta hãy thử thách mình bằng cách gọi điện cho khách hàng hoặc đối tác xem sao!? Khi nhận một cuộc điện thoại, bạn sẽ phải cẩn thận vì lúc này bạn đại diện hoặc thể hiện bộ mặt của công ty đấy. Tôi sẽ hướng dẫn về những cách ứng xử thông thường, những tình huống cơ bản bạn cần phải lưu ý khi gọi điện thoại.

Những việc cần chuẩn bị trước khi gọi điện

Dù bạn đã hình dung tình huống trong đầu như thế nào rồi, nhưng khi gọi điện thoại thực tế thì bạn vẫn dễ rơi vào tình trạng nói năng lộn xộn. Đặc biệt là khi chưa quen, bạn có thể sẽ thấy lo lắng và nói không được mạch lạc, thậm chí khiến cho đối phương bên kia thấy không thoải mái.

Vì vậy, bạn nên quyết định nội dung sẽ nói và ghi chú rõ ra. Thêm vào đó, chuẩn bị sẵn thông tin và tài liệu liên quan đến đối tượng là hết sức cần thiết đấy.

Trên hết là số điện thoại, tên công ty, tên bộ phận, và chức danh của đối tượng bạn sẽ gọi điện. Hãy chú ý không đọc sai tên nhé! Sẽ tốt hơn nếu bạn có danh thiếp luôn đấy.

Vào cuộc nào! Lưu ý 4 điều trọng yếu

Như tôi đã đề cập trong bài về cách trả lời điện thoại trước đó, điện thoại chỉ là một công cụ hỗ trợ giao tiếp bằng tiếng nói. Vì không thể thấy khuôn mặt nhau, nên giọng nói là thứ để gây ấn tượng. Dù họ không thấy mặt, bạn vẫn cần phải nói chuyện với gương mặt vui vẻ. Hơn nữa, bạn cần nâng giọng mình cao hơn thường ngày, và chú ý phải nói lịch sự nhất có thể nhé.

Cũng có trường hợp đang không ở trong văn phòng, nhưng bạn nên thực hiện cuộc gọi bằng điện thoại cố định càng nhiều càng tốt. Sau đây là 4 vấn đề cần lưu ý.

1. Thời gian gọi điện

Dù là trong thời gian làm việc đi nữa thì bạn không nên gọi điện vào thời điểm ngay sau khi bắt đầu làm việc, hoặc gần đến giờ tan ca. Tất nhiên là không gọi ngoài giờ làm việc rồi, nhưng tránh cả giờ nghỉ nữa nhé. Tùy vào ngành nghề, mà thời gian bận rộn sẽ khác nhau nên ta cần phải hiểu. Trong các trường hợp khẩn cấp hay thế nào đi nữa thì bạn nên thêm câu “Xin lỗi làm phiền anh/chị trong lúc đang bận rộn.”

2. Giới thiệu tên mình

Đầu tiên, bạn hãy bắt đầu cuộc nói chuyện bằng câu chào cơ bản “Rất cảm ơn bạn đã luôn giúp đỡ”. Sau đó bạn nêu rõ ràng tên của mình với cú pháp “Tôi là ABC của bộ phận XX thuộc công ty ZZ”. Đây là một trong các điều cơ bản mà gặp đối tượng nào bạn cũng dùng được. Khi gặp trường hợp có chuyển cuộc gọi đến đối tượng cần trao đổi, thì bạn vẫn nên lặp lại lời chào này lần nữa. À đừng quên nói câu “Bây giờ anh/chị có thời gian không ạ?” trước khi vào vấn đề chính.

3. Người gọi gác máy

Việc người gọi điện gác máy cũng là 1 quy tắc ứng xử. Hãy nói lời chào trước khi kết thúc cuộc gọi “Vậy tôi mong anh/chị giúp đỡ. Tôi xin phép gác máy”. Nếu là khách hàng hay đối tác, các bạn hãy chờ họ xác nhận trước khi gác máy nhé. Dù trường hợp nào đi nữa đột ngột cúp máy là điều hết sức tối kị. Bạn nên cố gắng gác máy thật nhẹ nhàng.

4. Trường hợp đối tượng gọi vắng mặt

Cơ bản chúng ta nên là người gọi lại. Để tránh gọi lại mà không gặp lần nữa, chúng ta nên hỏi lại thông tin như là khi nào đối tượng bên kia trở lại văn phòng. Trong trường hợp lần thứ 2 tiếp tục vắng mặt, “Xin lỗi nhưng anh/chị có thể truyền đạt cho anh A/chị B gọi lại cho tôi khi họ quay lại được không ạ?”.

Việc gọi điện cũng là đang mượn thời gian của đối phương cho nên bạn hãy nhớ thời gian là vàng là bạc, cố gắng nói thật gãy gọn và súc tích nhất có thể nhé. Khi chưa quen với việc này, bạn hãy chuẩn bị thật đầy đủ rồi hãy gọi để tránh thất lễ với đối phương nhé!