Danh thiếp là tấm thiếp nhỏ ghi họ tên, công ty, bộ phận làm việc, v.v… của một người.

Trong lần đầu gặp mặt, người Nhật sẽ bắt đầu giới thiệu bản thân bằng việc trao đổi danh thiếp. Việc trao và nhận danh thiếp đúng cách sẽ mang lại ấn tượng tốt với những người xung quanh rằng bạn là một người làm việc chuyên nghiệp. Vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ trình bày về cách trao và nhận danh thiếp đúng – điều đầu tiên mà bạn cần phải nhớ khi bắt đầu cuộc sống đi làm.

Giới thiệu bản thân đúng với danh thiếp

Danh thiếp là công cụ để chúng ta giới thiệu bản thân, phản ánh những thông tin chúng ta muốn người khác biết về mình. Khi chào hỏi khách đến công ty, thì việc người nhân viên cấp dưới hoặc vị khách đề xuất trao đổi danh thiếp là quy tắc cơ bản. Điều quan trọng ở đây là hãy chuẩn bị sẵn hộp đựng danh thiếp trong tầm tay để có thể dễ dàng lấy ra ngay khi cần. Hơn nữa, việc trao đổi danh thiếp là điều tất nhiên trong cuộc gặp, nên dù tất cả mọi người đều đã an toạ thì vẫn sẽ phải đứng dậy và thực hiện nghi thức này.

Dùng một tay để cầm danh thiếp, tay còn lại giữ nhẹ, sao cho tấm thiếp trông có cảm giác như được giữ bởi cả hai tay. Chú ý cầm sao cho không có cảm tưởng rằng mình đang cầm tấm thiếp quá chặt. Sau đó, hãy giới thiệu mình một cách rõ ràng, mạch lạc “Tôi là Yamada Takao, nhân viên bộ phận Kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn xx”. Khi giới thiệu, hiển nhiên tên công ty và chức danh là điều không thể thiếu, nhưng quan trọng hơn chính là việc truyền tải rõ ràng họ và tên của bạn.

Khi đối phương chuẩn bị trao danh thiếp của họ cho bạn, hãy giữ tấm thiếp của bạn ở vị trí thấp hơn tấm thiếp của đối phương. Còn hộp đựng danh thiếp thì vẫn được cầm trong tay ở vị trí phía dưới tấm thiếp vừa trao đi. Khi nhận danh thiếp từ đối phương, tay phải giữ thiếp đồng thời nói “Tôi xin nhận. Rất mong nhận được sự giúp đỡ từ Anh/Chị”

Thứ tự trao và nhận danh thiếp như thế nào? Nên làm gì nếu đã lỡ trao thiếp của mình trước? Nên làm gì nếu chẳng may quên mất?

Việc trao đổi danh thiếp sẽ bắt đầu từ người có vị trí cao hơn. Nếu bạn đến gặp đối tác cùng với sếp, việc trao đổi danh thiếp sẽ bắt đầu bởi sếp của bạn và sếp bên đối tác, sau cùng mới đến lượt bạn.

Ngoài ra, bạn cũng không nên vươn người qua bàn để trao danh thiếp, càng không nên để danh thiếp bị dơ hay bị cong, gấp.

Còn trong trường hợp chẳng may quên mang danh thiếp, hãy xin lỗi đối tác rằng “Rất xin lỗi Anh/Chị, hôm nay danh thiếp của tôi vừa hết…” và giới thiệu bản thân một cách rõ ràng, rành mạch. Để phòng trường hợp này, mỗi ngày bạn hãy kiểm tra và bổ sung thêm danh thiếp của mình nếu cần. Ngoài ra, khi bạn gửi hồ sơ bưu điện đến đối tác, cũng đừng quên đính kèm danh thiếp của mình.

Trong trường hợp đối tác mở lời chào trước thì cũng không sao. Miễn là sau đó bạn giới thiệu rành mạch, rõ ràng về bản thân, chẳng hạn như “Dù muộn nhưng tôi cũng xin phép được giới thiệu, tôi là Yamada Takao, nhân viên bộ phận Kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn xx…” là được.

Trong trường hợp chưa trao đổi danh thiếp mà mọi người đã bắt đầu cuộc nói chuyện, thì cuối buổi nói chuyện hãy nói “Xin lỗi, Anh/Chị có thể cho tôi xin danh thiếp được không ạ?” là bạn đã có cơ hội để trao đổi danh thiếp.

Tóm lại, có thể nói rằng danh thiếp là “bộ mặt” của người kinh doanh. Và việc trao và nhận danh thiếp có thể xem là “bài thuyết trình đầu tiên” của bạn. Vì vậy, hãy cẩn thận đừng để xảy ra điều gì thất lễ nhé!

Tác phong tốt chính là một bước quan trọng trong việc xây dựng lòng tin với đối tác đấy!